Zeker bij webshops is winkelautomatisering een broodnodig gegeven, want het beperkt nu eenmaal de werkingskosten en verhoogt het rendement. Dat is niet onbelangrijk, want met de vele consumentenrechten is automatisering wel vaker het verschil tussen winst en verlies. Gelukkig kunt u vrij eenvoudig uw webshop automatiseren door de juiste software te gebruiken. Cloudhints legt het voor u uit.
Uitgaande mails automatisch verzenden
Zoals u vast wel weet rust er op elke webshop een verregaande informatieplicht. Zo moet u bijvoorbeeld tijdig een bevestigingsmail sturen waarin alle verplichte informatie opnieuw opgenomen moet zijn. Het uitzenden van dergelijke mails kunt u volledig automatiseren in functie van het bestelproces. Daarnaast kunt u natuurlijk een aantal dingen doen om het aantal mails naar de klantendienst te beperken of de verwerking ervan te vereenvoudigen. Voorzie bijvoorbeeld een chatbot die een aantal frequente vragen automatisch beantwoordt, maak een handige FAQ en centraliseer de communicatie via een CRM-systeem.
Automatiseren van de administratie
Wat de administratie betreft is het eveneens tijdrovend om elke factuur handmatig op te stellen. Er bestaat facturatiesoftware die alle gegevens ontvangt en automatisch facturen opstelt die u vervolgens enkel nog even dient te controleren. Dat bespaart toch veel tijd. Ook voor de verwerking van creditnota’s, bijvoorbeeld wanneer klanten hun herroepingsrecht uitoefenen, maakt u gebruik van automatisering.
Daarbij is het belangrijk dat u de facturatiesoftware koppelt met uw boekhoudprogramma, zodat uitgaande facturen automatisch boekhoudkundig worden verwerkt. Doe ten slotte hetzelfde voor de verwerking van binnenkomende betalingen: zorg dat uw bankomgeving deze informatie automatisch doorgeeft aan uw boekhoudpakket, waardoor het steeds duidelijk is welke factuur al dan niet werd betaald. Werkt u samen met een incassokantoor of een factoringmaatschappij? Dan is het vaak mogelijk om openstaande vorderingen automatisch door te geven aan derde partijen.
Gebruik voorraadbeheersoftware
Met behulp van voorraadbeheersoftware is het voortdurend duidelijk hoeveel stuks er nog in het magazijn aanwezig zijn. Door uw webshop aan de voorraadbeheersoftware te koppelen, hebben bestellingen automatisch invloed op de geregistreerde voorraden. Dit hoeft u met andere woorden niet langer zelf te doen. Voorziet u een speciaal invulformulier voor retourzendingen? Dan meldt u het geretourneerde product best nog niet automatisch aan in het magazijn en wacht u op een controle van het teruggezonden product. U kunt wel al de noodzakelijke gegevens automatisch verwerken, waardoor een enkele druk op de knop volstaat.
Wij vergeleken voor u verschillende voorraadbeheersoftwarepakketten en gingen na welke koppelingsmogelijkheden ze hebben. Gebruik nu onze vergelijkingstool om de beste voorraadbeheersoftware te vinden.
Maak gebruik van koppelingen met derde systemen
Vaak kunt u meesurfen op de systemen die reeds door derden werden ontwikkeld. Zo hebben de meeste pakjesbedrijven wel een eigen systeem waarop u uw webshop aansluit. Hierdoor maakt u automatisch pakketzegels aan en geeft u een ophaalopdracht door. Ook indien u voor dropshipping opteert, zijn dergelijke koppingen vaak een handige manier om binnenkomende bestellingen te communiceren naar de leverancier. Verkoopt u via derde websites zoals bol.com? Ook dan is het vaak mogelijk om het een en ander te koppelen met platformen zoals Magento.
