Wanneer bestellingen elkaar in ijltempo opvolgen, is het vaak zoeken naar oplossingen om het magazijn zo optimaal mogelijk te beheren. Snel orders verwerken, het risico op fouten beperken en een slimme inrichting is daarbij belangrijk. Welke strategie u dient te hanteren, is onder andere afhankelijk van het aantal te verwerken orders per dag. Wij bespreken de strategische keuzes die u dient te maken en gaan uit van minimaal vijftig dagelijkse orders.
# 1. Kies de juiste strategie
Wanneer u slechts een handvol bestellingen per dag dient te verwerken, kunt u het magazijnbeheer perfect handmatig uitvoeren. Investeren in automatisering is dan niet rendabel en u kunt elke picking perfect apart uitvoeren. Wanneer u echter meer bestellingen dient te verwerken, dringt automatisering zich wel op. Dit is het geval vanaf zo’n vijftig bestellingen per dag. Vanaf dat moment heeft u meerdere personeelsleden in dienst die u specifieke taken toewijst, terwijl u verschillende pickings dient te groeperen. Bij enkele honderden bestellingen per dag, dient u een aantal taken te automatiseren en uit handen te nemen van het personeel. Denk hierbij aan het gebruik van verpakkingsmachines en magazijnbeheersoftware die zichzelf eenvoudig zal terugverdienen.
Uitbesteden is op dit moment nog niet nodig, maar kan wel gebeuren op piekmomenten. Van zodra u meer dan duizend bestellingen per dag moet verwerken, kunt u dan weer een deel van het werk permanent uitbesteden.
# 2. Zorg voor snelle orderpicking
Al vanaf vijftig bestellingen per dag is het optimaliseren van de werkomgeving aangeraden. Dit kunt u op verschillende manieren doen. Een slimme plaatsing van de producten helpt bijvoorbeeld de af te leggen weg te beperken. Producten die vaak worden besteld zijn dan nabij. Houd ook rekening met combinatiebestellingen en groepeer producten op een slimme manier. Het gebruik van magazijnetiketten en kleurcodes is aangeraden. Indien u zware orders dient te verwerken, is het gebruik van transpaletten en vorkheftrucks eveneens aanbevolen.
Het gebruik van een WMS (warehouse management system) dat weet waar de producten liggen en instructies levert bij de orderpicking is al vanaf enkele honderden bestellingen per dag interessant. Indien u geen WMS gebruikt, kunt u vaste paden creëren door middel van pijlen en signalisatietape.
# 3. Automatiseer het verpakkingsproces
Eenmaal u enkele tientallen bestellingen per dag moet verwerken, wordt het gebruik van een verpakkingsmachine aangewezen. Een goede verpakkingsmachine zorgt voor een stevige en veilige verpakking, eventueel in combinatie met opvulmateriaal. Bovendien kan het de pakketten snel sluiten. Ook het automatisch aanmaken en kleven van verzendlabels is dan aangewezen, niet alleen omwille van de tijdsbesparing maar ook om het risico op fouten te beperken.
# 4. Slim omgaan met voorraden
In het magazijn komt u al snel voor een dilemma te staan. Voorraden zijn cruciaal om snelle levertijden te garanderen, maar anderzijds moet u ook slim omgaan met de beschikbare ruimte. Ga daarom na wat de bestsellers zijn en leg hiervan een voorraad aan. Maak gebruik van statistische gegevens en pas de aangehouden voorraad aan in functie van het verleden, want tijdens de winterperiode bestellen klanten nu eenmaal andere producten dan tijdens de zomer. Ook tijdens bepaalde koopjesperiodes zoals Valentijn of Kerstmis bestellen klanten meer specifieke producten. Voor andere producten kunt u de voorraad dan weer beperken. Eventueel kunt u via dropshipping rechtstreeks de voorraad van uw leverancier aanspreken. Dan is het natuurlijk extra handig wanneer u uw software met die van uw leverancier kunt koppelen.
