Veel ondernemers die niet helemaal tevreden zijn over hun boekhoudprogramma blijven er toch standvastig mee verder werken, onder andere omdat er bij een overstap nu eenmaal veel rompslomp komt kijken. Een overstap is vaak tijdrovend en er is bovendien de vrees dat de overstap niet vlot verloopt, terwijl de fiscus er natuurlijk niet mee kan lachen wanneer bepaalde gegevens zoek zijn. Om de overstap zo vlot mogelijk te laten verlopen, hebben we vier tips voor u neergepend.
# 1. Stap over op het juiste moment
In principe kunt u op elk moment overstappen, maar op het moment dat u overstapt moet u natuurlijk helemaal up-to-date zijn. Daarom is het verstandig om op een van de aangiftedata over te stappen. De jaarwisseling is daarbij niet altijd het beste moment omdat u net dan tegenover een berg administratie staat. Net na de btw-aangifte overstappen, is dan weer een slimmer plan. Controleer in elk geval uw administratie en werk deze volledig bij tot de overstapdatum.
# 2. Maak een back-up van alle gegevens
Voor het overstappen exporteert u uw volledige administratie. Op die manier gaan er sowieso geen gegevens verloren en voldoet u aan uw bewaarplicht. De meeste boekhoudprogramma’s staan tegenwoordig een volledige export toe, maar er zijn ook softwarepakketten waarbij u alles handmatig moet doen. Laat u daar echter niet door afschrikken want net bij die boekhoudsoftware is een overstap vaak een goed idee.
# 3. Vergelijk boekhoudprogramma’s
Er kunnen talloze redenen zijn waarom u niet meer tevreden bent met uw boekhoudprogramma. Soms gaat het om het prijskaartje, andere keren zijn er dan weer functionaliteiten die ontbreken. Wanneer u overstapt wilt u natuurlijk dat de nieuwe boekhoudomgeving aan alle vereisten voldoet. Voorkom onaangename verrassingen en maak vooraf een overzicht van alle eisen die u heeft ten aanzien van uw nieuwe boekhoudpakket. Vergelijk vervolgens verschillende boekhoudpakketten op basis van dit lijstje. Hiervoor gebruikt u onze vergelijkingstool voor boekhoudsoftware. Lees zeker ook enkele recensies van andere gebruikers en maak eventueel gebruik van een proefaccount waarin u de nieuwe omgeving uittest. Pas wanneer u helemaal tevreden bent, maakt u de overstap.
# 4. Gebruik een overstapservice
Sommige leveranciers van boekhoudsoftware bieden een gratis overstapservice aan. Zij helpen u dan met het recupereren van uw oude gegevens en zetten niet alleen uw boekhouding maar ook uw relaties, producten en taken over. Sommige aanbieders zoals Silvasoft gaan zelfs een stap verder en helpen u ook bij het ontwerpen van nieuwe templates, zoals facturen en offertes. Het is wel belangrijk dat u steeds nagaat hoe ver zo’n overstapservice gaat en of de overstapservice wel beschikbaar is voor uw huidig boekhoudpakket.
Onthoud ook dat er aan zo’n overstapservice soms een prijskaartje verbonden is, maar steeds meer aanbieders kiezen voor een gratis overstapservice. Onder andere bij Silvasoft is dat ook het geval. Zo’n gratis overstapservice zien ze als een extraatje naar de klant toe en helpt hen om nieuwe klanten aan te trekken. Iets waar u dan ook handig gebruik van kunt maken.
