Het digitaliseren van de administratie heeft een aantal voordelen te bieden. Vooral tijdsbesparing wordt genoemd, maar vaak is het ook een ideale manier om fouten te voorkomen of betere beslissingen te nemen. Wanneer u uw administratie wilt digitaliseren, zijn er vaak wel een aantal zaken waarmee u rekening moet houden. Onderstaande vier tips helpen u alvast op de goede weg.
# 1. Ga voor 100% digitaal
Wanneer u de digitale weg opgaat, is het belangrijk dat u dit volwaardig doet. Het kan niet de bedoeling zijn dat u bepaalde onderdelen van de administratie op papier bijhoudt en andere delen digitaal voert. Vraag daarom leveranciers om facturen digitaal te verzenden en stuur zelf digitale facturen naar uw klanten.
Daarvoor heeft u wel hun toestemming nodig, dus eventueel is het noodzakelijk om de algemene inkoop- of leveringsvoorwaarden aan te passen. Natuurlijk zijn en blijven papieren documenten soms onoverkomelijk. Er zijn echter ook tools waarmee u met uw fotocamera eenvoudig restaurantbonnetjes of parkeerbonnetjes (en de aanwezige informatie) digitaliseert. Wanneer u die digitale informatie bovendien automatisch kunt laten doorsturen naar uw boekhoudsoftware, bent u helemaal ontzorgd.
# 2. Automatiseer waar mogelijk
Administratiesoftware maakt het vaak mogelijk om het een en ander te automatiseren. Het is natuurlijk aangeraden om van dergelijke opties gebruik te maken. Denk bijvoorbeeld aan de automatische verwerking van UBL-facturen, het automatisch genereren van terugkerende uitgaande facturen of aan het gebruik van voorraadbeheersoftware om zelfwerkend bestellingen te plaatsen bij leveranciers. Kiest u voor boekhoudsoftware? Ga dan ook na of het automatisch bestanden kan genereren die u enkel hoeft te uploaden via Intervat of meteen kunt doorgeven aan de NBB. Niet alleen resulteert dat in een tijdsbesparing, bovendien voorkomt u ook tikfouten.
# 3. Ga voor een open platform
Digitaliseren en automatiseren is dan wel interessant, maar het kan niet de bedoeling zijn dat de verschillende softwarepakketten ook op zichzelf aangewezen zijn. Kies daarom voor een open platform dat eenvoudig gegevens kan uitwisselen met andere programma’s. Vanuit het facturatieprogramma geeft u dan meteen het een en ander door naar de boekhoudsoftware. Of via de tijdregistratiesoftware maakt u dan meteen ook een factuur aan. En uw webshop koppelt u dan ook weer aan het facturatieprogramma, het boekhoudprogramma en de voorraadbeheersoftware. Wanneer u nu nog niet meteen nood hebt aan dergelijke koppelingen, laat u alle opties maar beter open.
# 4. Start op het juiste moment
In theorie kunt u op elk moment de digitale weg op gaan, maar in de praktijk is dat niet altijd even verstandig. Vooraf moet u de verschillende papier- en werkstromen analyseren en in kaart brengen. Vervolgens gaat u op zoek naar gepaste oplossingen en stelt u een roadmap op, waarbij de uitrol gefaseerd verloopt. Het is aangeraden om telkens op een sleutelmoment een volgende stap te zetten, zoals bij de ingang van een nieuw boekjaar of een nieuw kwartaal. Hierdoor voorkomt u fiscale foutjes en hoge boetes.
