Een goede boekhouding is meer dan alleen het volgen van de wettelijke regeltjes. Met een goede boekhouding kunt u uw bedrijf op een gezonde manier leiden en kunt u efficiënter beleidsbeslissingen nemen. Om een efficiënte en goede boekhouding te voeren, zijn er wel een aantal zaken waar u op dient te letten. Uit de praktijk weten we dat sommige fouten wel vaker worden gemaakt. Op basis daarvan stelden we deze lijst met vier belangrijke tips op.
# 1. Controleer de aankoopfacturen
De aankoopfactuur is het document bij uitstek om van btw-aftrek of de aftrek in de directe belasting te genieten. De voornaamste voorwaarde voor de btw-aftrek is dan wel dat uw bedrijfsgegevens op de aankoopfactuur kloppen. Beschikt u niet over een btw-conforme factuur, dan heeft u in elk geval geen recht op btw-aftrek. Daarom kunt u maar beter een tankkaart of een factuurkaart aanvragen. Verzamel steeds de originele facturen en eventuele andere bewijsstukken indien u niet over een aankoopfactuur beschikt, zoals een schermafdruk van uw internetbestelling.
# 2. Verwerk uw rekeninguittreksels tijdig
Zorg ervoor dat u tijdig alle uittreksels verzamelt en verwerkt. Doe dit niet alleen voor uw zichtrekening, maar ook voor de spaarrekening, effectenrekening en voor de Visa- of Mastercardrekening. Indien u daarenboven nog andere digitale rekeningen gebruikt, zoals Paypal, dient u dit ook als dusdanig in uw boekhouding te verwerken en de uittreksels te bewaren. Noteer op al uw aankoop- en verkoopfacturen wanneer en via / op welke rekening ze werden betaald, hetgeen de verwerking alvast een stuk eenvoudiger maakt.
In elk geval dient u te beschikken over de originele afschriften inclusief de originele bijlagen. Daarnaast is het ten stelligste afgeraden om uw zakelijke rekening voor privézaken te gebruiken, zowel als eenmanszaak als in een vennootschap.
# 3. Maak een back-up
Wanneer u met een online boekhoudprogramma werkt, hoeft u zich hierover geen zorgen te maken: goede aanbieders maken steeds back-ups op een externe locatie. Indien u zelf handmatig uw boekhouding doet of uw boekhouding bijhoudt in Excel, moet u zelf een back-up aanleggen. Enkel zo kunt u zich beschermen tegen verlies en alle nadelige gevolgen. U kiest zelf hoe u dit doet, maar het eenvoudigst is natuurlijk om een digitale tool te gebruiken zoals Dropbox.
# 4. Let goed op met de kasregisters
Sommige zaakvoerders halen al eens geld af van de rekening van de vennootschap om privéaankopen te financieren. Ze verplaatsen het boekhoudkundig dan gewoon naar de kas om het later via de eigen cashmiddelen te compenseren. Tijdens een controle kan het dan echter gebeuren dat er te weinig in kas zit. Anderzijds merken we dat sommige zelfstandigen bonnetjes verzamelen en dan maar aangeven dat ze cash werden betaald, wat dan weer problematisch is als het saldo van de kas daardoor dreigt negatief te worden.
Houd daarom altijd de kasregisters goed bij en doe geen gekke dingen. Kasgeld voor privédoeleinden gebruiken is bijvoorbeeld geen goed idee. Komt u niet rond? Overweeg dan eerder om de eigen bezoldiging op te trekken of uzelf andere voordelen toe te kennen, zoals maaltijdcheques.
