4 tips voor het opstellen van goede facturen

Als ondernemer moet u natuurlijk factureren. Anders krijgt u geen geld in het laatje. Gaat u voor de eerste keer factureren? Neem dan zeker even onderstaande vier tips door. Deze tips helpen u bij het opstellen van goede facturen die aan alle eisen voldoen, maar ze zorgen er tegelijkertijd ook voor dat klanten tijdig betalen en dat u minder tijd aan de facturatie verliest.

Controleren op verplichte gegevens

In principe heeft u vrijheid over uw factuur. U kunt zelf de lay-out kiezen en er is niemand die u verplicht om de factuur op een A4’tje te drukken. Toch zijn er ook een aantal vermeldingen en gegevens die altijd verplicht op de factuur aanwezig moeten zijn. Deze informatie mag u nooit achterwege laten of u komt in de problemen met de fiscus. Vermeld daarom zeker volgende gegevens:

  • Uw gegevens: bedrijfsnaam, ondernemingsnummer en adres
  • Gegevens van de klant: bedrijfsnaam, ondernemingsnummer en adres
  • Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
  • De hoeveelheid geleverde goederen of diensten
  • De prijs (excl. btw) en eventueel ook het btw-percentage en het btw-bedrag
  • Het totaalbedrag inclusief btw
  • De factuurdatum en eventueel ook de leveringsdatum
  • Volgnummer van de factuur

Een aantal gegevens zijn in principe niet verplicht, maar zijn natuurlijk wel aanbevolen. De bankgegevens zijn daar een voorbeeld van, zeker wanneer u graag eens een betaling ontvangt.

Voorkom fouten op uw facturen

Controleer uw facturen altijd dubbel. Fouten zijn echt te voorkomen. Niet alleen omdat het boetes kan opleveren, maar ook omdat het niet netjes staat, klanten correcties moeten vragen et cetera. Fouten zorgen over het algemeen ook voor vertraging en daar heeft enkel de klant baat bij.

Wanneer u facturatiesoftware gebruikt, zijn er vaak allerlei tools geïntegreerd om fouten te voorkomen. Zo worden bijvoorbeeld btw-nummers automatisch op hun geldigheid gecontroleerd. Het zal natuurlijk niet alle fouten kunnen voorkomen, maar het is toch een heel handig hulpmiddel.

Denk goed na over de lay-out van uw facturen

Om dezelfde reden moet u ook denken aan de lay-out van uw factuur. Een goede factuur is meteen herkenbaar voor de klant. Omdat er bijvoorbeeld een logo is aangebracht, ziet de klant direct van wie de factuur afkomstig is. Daarnaast is het voor de klant ook duidelijk waarop de factuur betrekking heeft en zijn de belangrijkste gegevens meteen zichtbaar. Zet het te betalen bedrag, de vervaldatum, de bankrekening en de vermelding alvast vetgedrukt.

Maak gebruik van digitale tools

Het digitale tijdperk mag u niet missen. Een factuur per mail zorgt er bijvoorbeeld voor dat u geen portkosten hoeft te betalen. Bovendien is de factuur sneller bij de klant. Verstuur de factuur natuurlijk wel minstens in een pdf-formaat zodat de klant geen aanpassingen kan doorvoeren.

Digitale varianten kunnen zelfs volautomatisch worden ingelezen en worden vervolgens sneller verwerkt, waardoor het geld eerder op uw rekening staat. Vooral de automatisatiemogelijkheden zijn heel interessant. Terugkerende facturen kunnen dan automatisch worden aangemaakt en verzonden en betalingsherinneringen gaan al even eenvoudig de deur uit. En de boekhouding? Die verwerkt automatisch aangemaakte facturen. Dat is net zo handig.

Om optimaal gebruik te maken van deze digitale mogelijkheden, moet u wel de juiste facturatiesoftware gebruiken. Via onze vergelijkingstool kunt u eenvoudig facturatieprogramma’s vergelijken en gratis proefaccounts aanmaken. Zo ontdekt u zelf de vele mogelijkheden.

31-december-2020|Blog, Facturatie|

Leave A Comment