Er zijn verschillende manieren waarop u uw uren en die van uw werknemers kunt registreren. In de praktijk kiezen steeds meer bedrijven echter voor gespecialiseerde urenregistratieprogramma’s. Dat doen ze uiteraard niet zomaar, want dergelijke programma’s hebben veel voordelen te bieden. Wat die voordelen zijn, verschilt van onderneming tot onderneming. Toch zien wij onderstaande vijf voordelen overal terugkomen.
# 1. U staat bewijsrechtelijk sterker
Als zelfstandige kunt u een urenregistratieprogramma gebruiken om netjes de te factureren uren bij te houden. Als werkgever doet u dan weer hetzelfde voor de gepresteerde uren van pakweg installateurs of IT-experts. Deze gegevens zijn niet onbelangrijk bij betwiste facturen, want ook de rechter zal dan al snel vragen hoe de factuurprijs precies werd berekend. Met een goede urenregistratie staat u dan extra stevig in uw schoenen.
# 2. Uw gegevens gaan niet verloren
Natuurlijk kunt u de uren ook gewoon in een schriftje of in een spreadsheetprogramma noteren, maar dat houdt toch een aantal risico’s in. Stel u zich maar even voor dat u het schriftje verliest of dat uw desktop crasht! Indien u een urenregistratieprogramma gebruikt, hoeft dat echter geen zorg te zijn omdat de gegevens dan gewoon in de cloud te vinden zijn.
# 3. U voldoet aan de AVG-regels
De Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft privacy opnieuw hoog op de agenda geplaatst. Niet zelden bevat urenregistratie persoonsgegevens, zoals het adres van uw klant. U bent verplicht om dergelijke persoonsgegevens goed te beveiligen opdat ze niet zouden uitlekken. Een goed veiligheidsbeleid kost echter handenvol geld. Indien u kiest voor een goed urenregistratieprogramma hoeft u zich daarover echter geen zorgen te maken.
# 4. U bewaart het overzicht
Omdat een urenregistratieprogramma alle gegevens centraliseert, behoudt u het overzicht. Daarnaast genereert een goed urenregistratieprogramma ook automatisch insights, bijvoorbeeld over de gemiddelde tijdsbesteding bij bepaalde projecten. Die gegevens zijn van goudwaarde voor het inplannen van toekomstige opdrachten en voor het verhogen van de efficiëntie. Bovendien maken steeds meer urenregistratieprogramma’s het mogelijk om met andere software te communiceren, dank bijvoorbeeld aan software voor personeelsadministratie. Aldus ziet u meteen wie er al dan niet aanwezig is en wie u dus (niet) inplant.
# 5. U bespaart tijd en geld
Door te kiezen voor een urenregistratieprogramma maakt u het inplannen van werknemers veel eenvoudiger. Daarnaast is het eenvoudiger om de uren te registreren en eventuele correcties door te voeren. Hierdoor bespaart u veel tijd en dus ook geld. Daarbovenop komt dan weer dat u minder snel gegevens zal verliezen, er minder correcties nodig zijn en u bewijsrechtelijk sterker staat. Ook dat laatste zorgt ervoor dat u uw facturen eenvoudiger int. Het klopt natuurlijk wel dat urenregistratieprogramma’s niet gratis zijn, maar de praktijk leert ons dat die investering zich eenvoudig terugverdient.
Urenregistratiesoftware vergelijken loont
Wilt u het maximale halen uit het urenregistratieprogramma? Dan is het vooral belangrijk dat het helemaal aansluit bij uw activiteiten. Daarom ontwikkelden wij van cloudhints.be een vergelijkingstool voor urenregistratiesoftware. Ontdek nu welk programma het best bij u past!
