Als projectmanager komt u voortdurend voor uitdagingen te staan. U moet met verrassingen om kunnen gaan, met strikte deadlines werken en bovendien ook nog eens rekening houden met budgettaire beperkingen. Een stressvol bestaan is daar het gevolg van. Toch zijn er een aantal zaken die de druk van de ketel halen en die u helpen om uw project vlotter te laten verlopen. Onderstaande vijf tips lichten wij dan ook graag voor u toe.
# 1. Stel een goede planning op
Een project doorloopt altijd verschillende fases en dus is een realistische planning broodnodig. Daarom legt u strikte deadlines op en hangt u ook doelstellingen vast aan elke fase. Omdat budgettaire beslommeringen niet ongewoon zijn, legt u eveneens een maximaal budget op per fase. Hierdoor houdt u voortdurend de vinger op de knip en zorgt u ervoor dat de werkuren niet onnodig hoog oplopen, waarna het project aan rendabiliteit moet inboeten. Projectmanagementtools zijn een belangrijke meerwaarde, omdat u hiermee projecten opdeelt in kleinere taken en daaraan milestones verbindt.
# 2. Zorg voor een duidelijke taakverdeling
Het moeilijkste aan het managen van een project is misschien nog wel het feit dat er verschillende actoren bij betrokken zijn. En indien het project bij één werknemer vertraging oploopt, loopt het volledig project vertraging op. Daarom is het belangrijk dat er een duidelijke taakverdeling is en dat medewerkers eventueel ook deeltaken uit kunnen voeren. Bij projectmanagement is het immers niet altijd mogelijk om in een rechte lijn naar de finish toe te werken, maar soms moet er creatief worden gewerkt om toch maar de deadlines te halen. Wat wel vaststaat is dat u maar beter kort op de bal speelt. Het aanwijzen van een eindverantwoordelijke voor elke deelfase, is dan ook een aanrader. Hier is een projectmanagementtool niet onbelangrijk, omdat u dan via een centraal platform communiceert en de bezettingsgraad op de voet volgt.
# 3. Integreer feedback in het project
Het is geen slim idee om pas op het einde van het project om feedback te vragen, omdat sommige deeltaken dan opnieuw moeten gebeuren en er extra werkuren worden geboekt. Voorzie daarom verschillende feedbackmomenten waarbij het project tijdig kan worden bijgestuurd. Voorzie daarvoor uiteraard ook de nodige ruimte in de planning. Via een projectmanagementtool heeft de klant voortdurend inzicht in het procesverloop en automatiseert u de communicatie, bijvoorbeeld door het te koppelen aan een CRM-systeem.
# 4. Evalueer na elk project
Elk project is natuurlijk uniek, maar vaak wordt min of meer hetzelfde proces doorlopen. Van eerdere processen kunt u dan ook heel veel leren. Evalueer elk proces en geef aan wat goed ging en wat minder goed ging. De evaluatie neemt u dan ook mee naar uw toekomstige projecten. Hetzelfde kunnen we zeggen van de tijdsbesteding, hetgeen voor een steeds accuratere planning zorgt. Met een projectmanagementtool optimaliseert u de evaluatie en kunt u succesvolle projecten als template opslaan waarna u het, mits enige bijsturing, eenvoudig voor een toekomstig project gebruikt.
# 5. Gebruik een projectmanagementtool
Laat het inderdaad duidelijk zijn dat een goed project staat of valt met de geschikte projectmanagementtools. Daarom helpt Cloudhints.be u graag verder. Wij vergeleken verschillende programma’s en zochten de beste projectmanagementtools voor u uit. Start online uw persoonlijke vergelijking en kies de beste tools voor uw onderneming.
