5 voordelen van online boekhouden versus boekhouden in Excel

In België bent u niet verplicht om een boekhouder in te schakelen en in principe mag u zelf uw boekhouding doen in Excel. Dat is nu eenmaal de goedkoopste oplossing en bovendien hebt u geen internet nodig om uw boekhouding in Excel te doen. Toch heeft online boekhouden op haar beurt veel voordelen te bieden, zeker ten opzichte van het boekhouden in Excel. Hieronder vindt u de vijf belangrijkste voordelen van Belgische online boekhoudprogramma’s terug.

# 1. Minder tijdrovend

Online boekhoudprogramma’s zijn zo ontworpen dat ze efficiënt en eenvoudig te gebruiken zijn. Het ingeven van een aankoopfactuur heeft dan meteen gevolgen voor de btw-aangifte of de aangifte voor de inkomstenbelasting. Bovendien kunt u via diverse koppelingen een aantal taken automatiseren, denk bijvoorbeeld aan een automatische verwerking van inkomende en uitgaande betalingen. Dat is in Excel onmogelijk, waardoor u er daar wel veel tijd aan kwijt bent.

# 2. Minder kans op fouten

Online boekhoudprogramma’s voeren bij elke boeking talloze controles uit, waardoor het risico op fouten drastisch afneemt. Het voorzien van gelijkwaardige controles is bij Excel nagenoeg onmogelijk, of u moet al zelf ingewikkelde formules uitdokteren. En uiteraard is er dan het risico op een fout in diezelfde formule, waardoor u de volledige boekhouding naar de prullenmand mag verwijzen. Of waarna u tegen een boete of hoge naheffing aanloopt, want de fiscus kan daar nu eenmaal niet om lachen.

# 3. Overal toegankelijk

Bij een online boekhoudprogramma volstaat een internetverbinding om toegang te krijgen tot uw administratie. Hierdoor kunt u steeds aan uw boekhouding sleutelen of rapportages raadplegen, zelfs met uw smartphone of tablet. Bij een boekhouding in Excel kan dat in principe ook, op voorwaarde dat u Office 365 gebruikt. Maar dan moet u wel via een desktop, die ook nog eens over Office 365 beschikt, uw bestanden raadplegen. Of u moet de online versie gebruiken die toch veel beperkingen kent.

# 4. Veilig werken

Online boekhoudprogramma’s zijn natuurlijk voorzien van fikse beveiligingsmechanismen waardoor derden niet zomaar toegang krijgen tot uw gegevens. Uw boekhouding lokaal bewaren is dan ook veel onveiliger. Daarnaast loopt u in dat tweede geval het risico dat u alles kwijt bent wanneer uw computer crasht, terwijl u bij een online boekhoudprogramma geen gegevens hoeft te verliezen. Meer zelfs: aanbieders maken voortdurend back-ups waardoor u zelfs in de meest catastrofale situaties nooit met gegevensverlies te maken krijgt.

# 5. Ondersteuning en hulp

De meeste ontwikkelaars van online boekhoudprogramma’s hebben meer dan voldoende kennis in huis om u te helpen. Voor hen is het nu eenmaal belangrijk dat u niet overstapt naar een boekhouder, waardoor u vaak gratis online hulp krijgt van echte specialisten. Excel is dan wel goed voor standaardboekingen, maar eenmaal het gaat over bijzondere situaties staat u er alleen voor. Of u moet al even binnenspringen bij een boekhouder of accountant, die uiteraard allesbehalve gratis werkt. Hierdoor is het financieel voordeel van Excel eenvoudig te relativeren, waardoor u zich maar beter afvraagt waarom u het überhaupt nog maar zou overwegen.

22-oktober-2019|Blog, Boekhouding|