Print u nog steeds uw facturen uit om ze vervolgens per post te versturen? Dan bent u zo stilaan een uitzondering aan het worden. Steeds meer zelfstandigen kiezen ervoor om online te factureren. Online factureren heeft nu eenmaal een aantal voordelen te bieden. Anderzijds zijn er ook tegenargumenten waardoor online factureren voor u misschien niet de beste oplossing is. Wat de voor- en nadelen zijn? Dat ontdekt u hier!
Nadelen van online factureren
Niet elke klant staat te springen voor een digitale factuur die in de mailbox valt. Vooral bij oudere consumenten is dat wel vaker niet het geval. Daarom is het aangeraden om vooraf na te gaan of zij liever een digitale of papieren factuur willen. Moet u zowel papieren als online facturen maken? Dan kan dat vaak met eenzelfde online facturatietool, maar dan dient u natuurlijk ook wel het overzicht te bewaren. En daar lijkt het schoentje soms te knellen.
Een tweede nadeel is dat uw facturen ook allemaal worden bewaard bij een externe partij. In principe zijn de facturen daar veilig en worden er regelmatig back-ups gemaakt. Maar honderd procent zeker bent u nooit, zeker niet wanneer de cloudleverancier failliet gaat. Alle facturen dan ook maar zelf even fysiek of digitaal bewaren? Dat kan, maar is dan weer vrij omslachtig. Indien u de facturen automatisch naar een eigen clouddienst laat verzenden of doorstuurt naar uw boekhoudsoftware, komt dit nadeel echter te vervallen. Vooral zo’n koppeling met uw boekhoudpakket is heel belangrijk.
Denk er ten slotte aan dat u voor het opstellen van facturen persoonsgegevens ingeeft in de systemen van een derde softwareleverancier. In het kader van de nieuwe privacyregels is het belangrijk dat u uw klanten hiervan op de hoogte brengt. Dit brengt een extra administratieve last met zich mee en misschien moet u wel even langsgaan bij uw huisjurist. Anderzijds is dit slechts een eenmalige kost.
Voordelen van online factureren
Ondanks bovenstaande nadelen, heeft online factureren ook een aantal belangrijke voordelen te bieden. U bent per slot van rekening niet afhankelijk van uw fysiek boekhoudpakket of Excel-bestand, maar kunt op elk toestel en overal aan de slag. Daarnaast is het gebruik van een online facturatieprogramma heel eenvoudig en krijgt u er vaak ook extra tools bovenop, zoals koppelingen met de boekhoudsoftware of analysetools. Maakt u zelf nog een kopie van uw facturen? Dan hebt u altijd een back-up in de cloud. Dat is toch veel veiliger!
Vervolgens toont de praktijk aan dat digitale facturen sneller worden betaald, zeker indien ze voorzien zijn van een betaalknop of een QR-code. Dat is niet alleen het geval bij particulieren, maar ook bij zakelijke klanten. En voor zakelijke klanten is een digitale factuur interessanter, omdat ze het vaak automatisch in de boekhouding kunnen verwerken.
Tot slot helpt online factureren te besparen. Wij van Cloudhints.be stellen vast dat u al voor minder dan zes euro per maand online facturatiesoftware gebruikt, terwijl de prijs voor postzegels alleen maar toeneemt. Voor die prijs hoeft u het met andere woorden zeker niet te laten.
Facturatieprogramma’s vergelijken
Via Cloudhints.be vindt u eenvoudig het goedkoopste facturatieprogramma en ziet u meteen de voor- en nadelen van elk online facturatieprogramma. Ga zelf op zoek naar het facturatieprogramma dat het best bij u past en dat de nadelen voor uw onderneming doelmatig countert.
