Bent u van plan om zelf uw boekhouding te doen? Dan heeft u eigenlijk twee keuzes: een boekhoudprogramma kopen of een boekhoudprogramma huren. Ze hebben alle twee hun eigen voor- en nadelen. In de praktijk is een boekhoudprogramma kopen echter alleen interessant voor grote bedrijven met veel werknemers en voor bedrijven die op zoek zijn naar maatwerkoplossingen. Als starter, kleine zelfstandige of kmo is het beter om te kiezen voor een cloudoplossing op abonnementsbasis. Onderstaande factoren spelen een rol bij het maken van de keuze.
Kostprijs van een boekhoudprogramma kopen of huren
Een boekhoudprogramma kopen is een fikse investering. Reken als kleine zelfstandige of kmo al snel op zo’n 500 tot 1.000 euro. Het gaat dan vaak om basisversies met een beperkt aantal mogelijkheden. Voor professionele boekhoudprogramma’s of boekhoudprogramma’s voor specifieke sectoren gaat het vaak om een veelvoud. Daarnaast zijn er vaak bijkomende kosten, bijvoorbeeld wanneer u meerdere gebruikers wilt of wanneer u daarnaast een ondersteuningscontract wilt. Hierdoor krijgt u soms ook te maken met maandelijkse of jaarlijkse kosten.
Wanneer u een boekhoudprogramma huurt, kiest u daarentegen voor een transparant maandtarief dat veel lager ligt. Vooral als starter is dat een aangename optie want zo komt u niet voor financiële verrassingen te staan. Voor kleine zelfstandigen en kmo’s is een boekhoudprogramma huren financieel eveneens interessanter. Een boekhoudprogramma kopen is vaak alleen interessant voor grote ondernemingen die op zoek zijn naar maatoplossingen.
Toegankelijkheid bij huren of kopen van een boekhoudprogramma
Indien u een boekhoudprogramma koopt, worden de gegevens meestal lokaal opgeslagen. Dan moet u over een eigen server beschikken en zelf instaan voor de beveiliging indien u bijvoorbeeld thuiswerken mogelijk wilt maken. Sommige aanbieders bieden echter tegen betaling cloudoplossingen aan, maar dan kijkt u opnieuw aan tegen maandelijkse kosten.
Indien u een boekhoudprogramma huurt, draait het vrijwel altijd in de cloud. Hierdoor kunt u overal uw boekhouding raadplegen, ongeacht of u nu op een Zuid-Afrikaans strand ligt of gewoon thuis even verder wilt werken aan uw administratie. Het is vaak ook eenvoudiger om samen te werken met een externe accountant.
Veiligheid van boekhoudprogramma’s
Wanneer u een boekhoudprogramma koopt, staat u zelf in voor de beveiliging. Hierdoor lopen de kosten op, zeker wanneer u zelf back-ups voorziet op een externe locatie. Bij een boekhoudprogramma in de cloud is het de aanbieder die instaat voor back-ups en beveiliging. Omdat ze dit op grote schaal doen, zijn de kosten vaak heel beperkt en kunnen ze hun prijzen competitief houden. In elk geval bent u uw gegevens niet kwijt wanneer uw kantoor in lichterlaaie staat of wanneer uw computer crasht.
Updates van boekhoudprogramma
Het nadeel van een gekocht boekhoudprogramma is dat het maar beperkt actueel blijft. De financiële en fiscale wetgeving wijzigt voortdurend en hierdoor volstaat het boekhoudprogramma al snel niet meer. De meeste aanbieders voorzien daarom updates. U moet deze updates wel zelf installeren. Bij een boekhoudprogramma in de cloud doet de aanbieder dit voor u. U hoeft zich dan ook nergens zorgen om te maken en werkt steeds in de actuele versie.
Flexibiliteit en opzeggen contract boekhoudprogramma
Wanneer u niet tevreden bent van het boekhoudpakket moet u opnieuw een nieuw boekhoudprogramma kopen. Dit weerhoudt veel bedrijven ervan om over te schakelen en daarom blijven ze maar bij hun bestaande aanbieder. Wanneer u een boekhoudprogramma huurt, kunt u het eenvoudig opzeggen. Veel leveranciers bieden bovendien een gratis overstapdienst aan, waardoor u zorgeloos overstapt en dit zonder extra kosten te maken. Onder andere bij Silvasoft behoort zo’n gratis overstapservice tot de mogelijkheden.
