Niet elk factuurprogramma is een even goed factuurprogramma voor een autobedrijf. Een factuurprogramma voor een autobedrijf heeft natuurlijk de tools nodig waarover een klassiek factuurprogramma eveneens dient te beschikken, maar er komen nog een aantal vereisten bovenop. Wij geven aan waarop u zoal moet letten als u een goed factuurprogramma voor een autobedrijf zoekt.
# 1. Eenvoudig verplichte vermeldingen toevoegen
Op de facturen van een autobedrijf moeten er net zoals bij alle andere bedrijven verplicht een aantal gegevens worden vermeld. Zo is het bijvoorbeeld verplicht om het eigen btw-nummer en adres te vermelden, net zoals de maatstaf van heffing per tarief. Op onze eerdere blog kunt u nog even opnieuw lezen wat de verplichte factuurvermeldingen zijn, maar dit alles zal voor een goed factuurprogramma voor een autobedrijf geen probleem zijn.
Nu moet u echter weten dat er voor een autobedrijf mogelijk nog een aantal extra vermeldingen bij komen kijken. Bij een goed factuurprogramma voor een autobedrijf kunnen zij eenvoudig worden toegevoegd. In het factuurprogramma voor een autobedrijf zult u eenvoudig het merk, het jaartal, het model, de motorsterkte, de cilinderinhoud, het carrosserienummer, het chassisnummer, het aantal kilometers op de teller en de datum waarop het voertuig voor het eerst in verkeer werd gebracht, moeten kunnen toevoegen. In de praktijk is het handig wanneer het factuurprogramma voor een autobedrijf deze gegevens elders kan ophalen, bijvoorbeeld uit de voorraadbeheersoftware die u ermee kunt koppelen. Bij een goed factuurprogramma voor een autobedrijf hoeft u op deze manier maar één keer de gegevens in te geven. Enkel de kilometerstand moet telkens nog even handmatig in het factuurprogramma voor een autobedrijf worden toegevoegd.
Wellicht biedt u met uw autobedrijf ook extra diensten aan, zoals herstellingen, het stofferen van zetels en dergelijke meer. Daarbij is het verplicht om de nummerplaat te vermelden. Enkel wanneer het gaat om het wassen van een voertuig is deze vermelding niet verplicht. Ook dit zult u eenvoudig in het factuurprogramma voor een autobedrijf moeten kunnen toevoegen.
# 2. Koppeling met Car-Pass
Net zoals bij andere facturatiesoftware is het ook wenselijk dat het factuurprogramma voor een autobedrijf een aantal zaken automatiseert. Een koppeling met de boekhoudsoftware, zodat verkoopfacturen meteen correct worden geboekt, is bijvoorbeeld een must. Toch zijn er hier een aantal specifieke koppelingen die wat ons betreft niet mogen ontbreken.
Een koppeling met Car-Pass is daar een voorbeeld van. Als professional bent u namelijk verplicht om telkens de kilometerstanden door te geven van elke auto waarop u een interventie doet. Dit is een tijdrovende klus. Bij een koppeling tussen het factuurprogramma voor een autobedrijf en Car-Pass worden de factuurgegevens met één klik aan Car-Pass doorgegeven, zonder dat u zelf naar de Car-Pass-website hoeft te surfen en deze gegevens manueel moet inputten.
# 3. Klanten en voertuigen koppelen
Voorts is het een pluspunt wanneer u in het factuurprogramma voor een autobedrijf klanten en voertuigen kunt koppelen en wanneer alle informatie over de klant en het voertuig centraal wordt bijgehouden. Niet alleen vereenvoudigt dit de facturatie, maar in zo’n centrale omgeving zit ook waardevolle informatie over eerdere interventies. Dit kan helpen bij latere diagnoses.
# 4. Extra pluspunten
Ten slotte kan een goed factuurprogramma voor een autobedrijf heel compleet zijn, maar daar heeft u natuurlijk enigszins zelf de keuze in. Soms beschikt zo’n factuurprogramma voor een autobedrijf bijvoorbeeld over tools om de planning op de werkplaats te beheren, werkorders te maken, offertes te genereren enzovoort. Uiteraard zijn dit handige toevoegingen wanneer u hiervoor nog geen andere software gebruikt.
