Wanneer u factureert aan zelfstandigen of openbare besturen moet u verplicht een factuur opstellen. Bij particulieren is het in principe niet verplicht, behalve in een aantal uitzonderlijke gevallen zoals bij de verkoop van een voertuig. Ook dan is een goede factuur natuurlijk een meerwaarde. Zo’n factuur moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Ook de btw dient u op een juiste manier op uw factuur te verwerken.

Het juiste btw-tarief toepassen

In de eerste plaats moet u natuurlijk het juiste btw-tarief toepassen. Meestal zal het btw-tarief 21% bedragen, maar in sommige gevallen kan het btw-tarief ook 12% (bv. bij de verkoop van banden voor landbouwmachines), 6% (bv. bij de verkoop van doodskisten) of 0% (bv. bij de verkoop van dag- en weekbladen) bedragen.

Bij buitenlandse klanten is het bovendien allemaal iets ingewikkelder. Voor een buitenlandse particuliere klant in een EU-land berekent u gewoon btw, maar bij bijvoorbeeld een zakelijke kant in een EU-land niet. Bij de export van goederen buiten de EU moet u eveneens geen btw berekenen, zelfs niet als het een particuliere klant is. Daarbij dient u ook rekening te houden met een aantal verplichte vermeldingen.

Opgelet: Als u verzendkosten aanrekent, moet u ook hiervoor btw berekenen. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld verpakkingskosten, administratieve kosten, reiskosten enzovoort. Hierbij hanteert u net hetzelfde btw-tarief als voor de producten.

Bedragen exclusief btw vermelden

Op uw factuur neemt u steeds de bedragen exclusief btw op. Voor elke verkochte dienst of voor elk geleverd goed geeft u met andere woorden de prijs aan die u aanrekent, zonder daarbij de btw van Vadertje Staat op te tellen. Helemaal onderaan geeft u de totaalprijs aan, met daaronder telkens het btw-bedrag per btw-tarief. Als er meerdere btw-tarieven zijn, moet u hier dus ook gewoon een opsplitsing maken. Afsluiten doet u met het totaalbedrag inclusief btw.

Vrijstelling voor kleine ondernemingen

Als ondernemer kunt u een beroep doen op de vrijstellingsregeling. In dat geval hoeft u geen btw aan te rekenen. Het totaalbedrag van de factuur is dan gelijk aan het bedrag exclusief btw. Vooral voor consumenten is dat een voordeel omdat zij dan minder moeten betalen. Zelf heeft u een nadeel omdat u ook geen btw kan recupereren. Daarom is het vooral interessant voor wie aan consumenten verkoopt of diensten levert zonder daarbij zelf veel te moeten aanschaffen. Ook in dit geval moet u een verplichte vermelding opnemen onderaan uw factuur: “bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”.

Vrijstelling voor sommige beroepen

Net zoals kleine ondernemers zijn sommige beroepen vrijgesteld van btw. Het gaat dan vooral om ondernemingen die rechtstreeks diensten leveren aan de samenleving, zoals jeugdhuizen, bibliotheken en musea. Zij moeten dan natuurlijk geen btw op hun factuur vermelden.

Het gaat vooral om zogenaamde vrije beroepen, maar voor sommige vrije beroepen is er geen btw-vrijstelling voorzien. Het gaat dan onder andere om veeartsen, landmeters, advocaten en architecten.

Gebruik facturatiesoftware

Het correct berekenen en vermelden van btw kan soms een uitdaging zijn. Zelfs als u onder een vrijstellingsregeling valt, moet u vaak aan een aantal extra voorwaarden voldoen of specifieke vermeldingen opnemen. Bovendien kan het gebeuren dat de vrijstelling niet voor alle activiteiten geldt. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een auteur naast het schrijven van teksten ook vertalingen doet. In dergelijke gevallen wordt het al snel ingewikkeld en is het zeker aangeraden om facturatiesoftware te gebruiken. Gebruik onze vergelijker voor facturatiesoftware en vind vandaag nog de facturatiesoftware die u nodig heeft.