Het verwerken van inkomende facturen kan een tijdrovende aangelegenheid zijn. Via Scan & Herken kunt u echter het een en ander automatiseren, waardoor u zowel tijd als geld uitspaart. Wij leggen uit wat het is en hebben het over de verschillende voordelen. Daarnaast benadrukken we dat het belangrijk is om de Scan & Herken-functionaliteit vooraf goed uit te testen en na te gaan of het sop de kool wel waard is.
Betekenis van Scan & Herken
Scan & Herken is een slimme scanfunctionaliteit waarbij u inkomende facturen of bonnetjes automatisch in uw boekhouding verwerkt door ze in te scannen. Alles wordt vervolgens netjes ingeboekt en op de juiste manier verwerkt, zonder dat u er verder naar hoeft om te kijken. Hierdoor bespaart u veel tijd.
Deze tools gebruiken speciale herkenningstechnologie (OCR of optical character recognition) om de informatie op een bonnetje of factuur automatisch te verwerken. Vaak moet u enkel nog even de verschillende velden controleren. Sommige aanbieders koppelen er ook AI-toepassingen aan vast. Telkens wanneer u akkoord gaat of corrigeert, leert de AI-tool bij. Na verloop van tijd weet het bijvoorbeeld ook op welke rekeningen u boekt of in welke mate het privé wordt gebruikt. Hierdoor wordt de functionaliteit steeds accurater en kunt u steeds sneller inkomende facturen en bonnetjes op de juiste manier verwerken. Zowel de mogelijkheden als de intelligentie van de tool verschillen van aanbieder tot aanbieder.
Sneller en goedkoper facturen verwerken via Scan & Herken
Via Scan & Herken kunt u veel meer facturen verwerken dan u handmatig zou kunnen doen. Wanneer u al uw facturen en bonnetjes automatisch naar een enkel pdf-bestand scant, kunt u tot maar liefst driehonderd facturen inboeken op een uur tijd. Manueel verwerkt u gemiddeld 35 tot 40 facturen per uur, waardoor u tot acht keer sneller werkt. Dat is geen kleine verbetering.
Wel is het zo dat Scan & Herken zelden gratis is. Veel boekhoudsoftware biedt het aan, maar tegen betaling van een klein bedrag per factuur. Bij Exact gaat het bijvoorbeeld om € 0,55 en bij Silvasoft rekent men € 0,16 per scan aan. Desondanks kunt u toch nog steeds veel uitsparen. Een voorbeeld ter verduidelijking:
- Bij manuele verwerking heeft een medewerker met een kostprijs van € 50 per uur (loon, werkplek en overheadkosten) 8 uur nodig om 300 facturen te verwerken. Het kost u € 400.
- Via Scan & Herken heeft een medewerker maar één uur nodig om de facturen te verwerken (een kost van € 50). De Scan & Herken-functionaliteit kost u € 48 (300 x € 0,16). De kostprijs voor het verwerken bedraagt dus € 98. Dat is een besparing van maar liefst € 308.
Proberen en vergelijken
Zowel de kostprijs van de Scan & Herken-functionaliteit als de mogelijkheden verschillen van boekhoudpakket tot boekhoudpakket. Bij sommige boekhoudprogramma’s verwerkt Scan & Herken de facturen in maximaal 12 seconden, terwijl andere boekhoudprogramma’s er enkele tellen langer over doen. Het verschil lijkt klein, maar het voordeel is geheel afhankelijk van die tijdswinst. Daarom doet u er goed aan om vooraf even de Scan & Herken-functionaliteit uit te proberen en na te gaan of de tijdswinst wel zo goed is als beloofd. Uiteraard helpen de reviews op deze website u ook alvast op de goede weg. Lees reviews over boekhoudprogramma’s en kies het boekhoudpakket dat bij u past.
