Als Belgische ondernemer bent u verplicht om uw boekhouding te bewaren, net zoals een aantal andere bewijsstukken. Dit hoeft niet voor de eeuwigheid te zijn, maar er gelden wel minimale bewaartermijnen. Op die manier kan de fiscus later nog controles uitvoeren, bijvoorbeeld bij een vermoeden van fiscale fraude. Hoe lang de fiscale bewaartermijn is, waar u het moet bewaren en onder welke vorm dat moet gebeuren verschilt van document tot document. Hieronder zoomen we in op natuurlijke personen. Voor vennootschappen spelen ook de bepalingen van het vennootschapsrecht een rol. Daarover leest u meer in onze eerdere blog over bewaartermijnen voor vennootschappen.
Bewaren van wettelijke boeken en verantwoordingsstukken
De wettelijke boeken zijn alle boekhoudkundige boeken die u verplicht moet bijhouden, zoals het inventarisboek, verkoopboek, kasdagboek enz. Alle boekingen hierin moet u kunnen verantwoorden met zogenaamde verantwoordingsstukken. Het gaat onder andere om facturen, bankrekeninguittreksels, creditnota’s enzovoort.
Voor deze wettelijke boeken en verantwoordingsstukken geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Deze bewaartermijn begint te lopen op 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van de boekhouding.
De wettelijke boeken dient u steeds in hun originele vorm te bewaren. Van de verantwoordingsstukken mag u wel afschriften of kopieën bewaren. U bewaart dit alles in België of onder elektronische vorm in het buitenland, op voorwaarde dat u in België een volledige online toegang heeft tot deze documenten.
Bewaren van interne stukken
Interne stukken zijn documenten die niet rechtstreeks betrekking hebben op verrichtingen met derden. Het gaat bijvoorbeeld om een kwitantie die werd uitgeschreven omdat een lid van de vzw het lidgeld in contanten heeft betaald. Voor dergelijke interne stukken geldt een bewaartermijn van drie jaar. U mag het in afschrift bewaren en dient het in principe ook in België te bewaren.
Bewaren van documenten voor de directe belastingen
Bovenstaande bewaartermijnen volgen uit de boekhoudwetgeving, maar ook het wetboek inkomstenbelastingen noemt een bewaartermijn. Het gaat om een bewaartermijn van zeven jaar voor de boeken en bescheiden die nodig zijn om de belastbare inkomsten te bepalen. Hieronder vallen met andere woorden ook de wettelijke boeken (waarvoor in de boekhoudwetgeving een bewaartermijn van zeven jaar geldt), maar het gaat wel verder. Ook offertes of zelfs ontvangstbewijsboekjes vallen hieronder.
Bovendien bent u verplicht om de documentatie in de beroeps- of privélokalen te bewaren. Er zijn wel specifieke uitzonderingen voorzien zodat het wel toegestaan is om ze aan de boekhouder voor te leggen. In principe zijn deze documenten als origineel te bewaren.
Bewaren van documenten voor de btw-administratie
Vervolgens heeft ook de btw-wetgeving een eigen bewaartermijnen voorzien. Hier gaat het in principe eveneens om een bewaartermijn van zeven jaar. Deze bewaartermijn geldt ten aanzien van alle wettelijke boeken, facturen, creditnota’s en andere stukken (bv. bewijs van verzending naar een ander EU-land).
Hier is echter wel een uitzondering voorzien voor stukken die betrekking hebben op bedrijfsmiddelen waarvoor er een herzieningstermijn is voorzien van vijftien jaar. Het gaat onder andere om de oprichting van een nieuw gebouw of bij vernieuwbouw waarbij de vernieuwingswerken zo ingrijpend zijn dat er in feite een nieuw gebouw is ontstaan.
De btw-wetgeving schrijft voor dat de documenten moeten worden bewaard op de zetel van de onderneming in België. Over de vorm schept de btw-administratie geen duidelijkheid, maar daarvoor kunt u uiteraard kijken naar de regels in de andere wetboeken.
Samengevat
De verschillende wetboeken maken het ingewikkeld om te weten hoe u aan uw verplichtingen voldoet. Voor de boekhoudwetgeving volstaat het bijvoorbeeld dat u de wettelijke boeken in België bewaart, terwijl dit voor het wetboek inkomstenbelasting in uw beroeps- of privélokalen moet zijn en de btw-wetgeving het heeft over de zetel van de onderneming in België. Volgens de boekhoudwetgeving mogen verantwoordingsstukken ook afschriften zijn, terwijl het wetboek inkomstenbelasting het over originelen heeft. Daarom deze samenvatting waarin we alles nog even op een rijtje zetten.
| Voorbeeld | Bewaartermijn | Waar te bewaren? | Welke vorm? | |
| Wettelijke boeken | Inventarisboek | 7 jaar | Zetel van de onderneming in België | Originele vorm |
| Verantwoordings-stukken | Bankrekening-uittreksels | 7 jaar | Zetel van de onderneming in België | Originele vorm |
| Interne stukken | Betalingsbewijs lidgeld door lid vzw | 3 jaar | In België | Afschriften of kopieën |
| Stukken voor het bepalen van de belastbare inkomsten | Offertes | 7 jaar | Beroeps- of privélokalen | Originele vorm |
| Aanvullende stukken voor de btw-administratie | Leveringsbon | 7 jaar | Zetel van de onderneming in België | Afschriften of kopieën |
| Stukken waarop een herzieningstermijn van 15 jaar geldt | Factuur voor oprichting van een gebouw | 15 jaar | Zetel van de onderneming in België | Originele vorm |
Maak het eenvoudig met boekhoudsoftware
Wanneer u een digitale boekhouding voert en vanaf uw officieel adres toegang heeft tot uw boekhouding, voldoet u al meteen aan veel eisen. Uw boekhouding blijft er jaren bewaard en de bewaartermijn is dan ook geen probleem. Enkel qua vorm is het opletten geblazen. Sommige documenten moet u in originele vorm bewaren (hoewel er vaak ook uitzonderingen gelden voor digitale bestanden). Speelt u op zeker? Bewaar dan de fysiek ontvangen documenten, catalogeer ze en verwijs ernaar vanaf uw boekhoudsoftware. Dat is snel gedaan en zo hoeft u geen problemen met de fiscus te vrezen. Dat is niet onbelangrijk want soms zijn er zelfs strafrechtelijke sancties mogelijk!
Vergelijk nu boekhoudsoftware en zorg ervoor dat u aan alle fiscale bewaartermijnen voldoet.
