Bij veel boekhoudprogramma’s is het mogelijk om er uw bankverrichtingen in te importeren, waardoor u min of meer volautomatisch inkomende en uitgaande betalingen verwerkt. Hierbij is het niet alleen belangrijk dat uw boekhoudpakket die mogelijkheid biedt, maar bovendien moet ook de digitale bankomgeving digitale exportbestanden aanbieden. Bij de meeste zakelijke rekeningen is dat gewoon het geval. Hoe u uw bankafschriften importeert? Dat verschilt van boekhoudprogramma tot boekhoudprogramma. De krijtlijnen zijn echter vrijwel identiek en doe ik voor u uit de doeken.
Digitale exports vanuit online bankapplicatie
In de eerste plaats dient u uw bankverrichtingen vanuit uw online bankapplicatie te exporteren. Het geëxporteerd bestand kan daarbij verschillende formaten hebben. Bij BNP Paribas en ING gaat het bijvoorbeeld om een CSV-bestand, maar bij sommige andere online bankomgevingen gaat het dan weer om CODA- of MT940-bestanden. Daarom is het belangrijk dat u bij het kiezen van een geschikt boekhoudprogramma rekening houdt met de compatibiliteit met dergelijke extensies.
Het uploaden van de exportbestanden
In de volgende fase zal u de exportbestanden uploaden, maar er zijn ook boekhoudpakketten waarbij het volstaat om ze naar een speciaal daarvoor gemaakt mailadres te zenden. Zo hoeft u niet telkens in te loggen.
Vervolgens zal het boekhoudprogramma automatisch de betalingen aan aankoop- of verkoopfacturen trachten te linken. Hoe het dat doet, verschilt opnieuw van boekhoudprogramma tot boekhoudprogramma. Sommige boekhoudprogramma’s werken enkel met gestructureerde mededelingen om betalingen aan verkoopfacturen te linken, terwijl andere boekhoudprogramma’s ook met andere referenties om weten te gaan. En bij een aantal andere programma’s houdt men ook rekening met de verzender of de begunstigde van de betaling.
Bij veel boekhoudprogramma’s is het mogelijk om automatische regels in te stellen. Daarbij dient u een bepaalde banktransactie de eerste keer manueel te koppelen aan een factuur, waarna dat vervolgens automatisch zal gebeuren. Dit is vooral handig bij terugkomende betalingen.
Sleur & pleur-mogelijkheden
Sommige programma’s bieden ook sleur & pleur-ondersteuning. Hierbij volstaat het om lokaal opgeslagen bestanden te verslepen naar het online scherm, waarna het uploadproces automatisch start. Voor kleine zelfstandigen is de geboekte tijdswinst misschien niet zo groot, maar voor grotere ondernemingen met tientallen rekeningen is dat toch een handige toevoeging.
Bank koppelen aan boekhoudprogramma
Een aantal boekhoudprogramma’s bieden ook ondersteuning voor de CODA-bestanden van CodaBox. Het voordeel van zo’n koppeling met CodaBox is dat manuele acties niet meer nodig zijn. In dat geval worden bankafschriften automatisch doorgestuurd naar het boekhoudprogramma dat het uploadt en verwerkt. Daarna hoeft u enkel nog de banktransacties die niet met 100% zekerheid aan facturen kunnen worden gekoppeld, manueel verwerken. Daarnaast zijn er ook programma’s die op een andere manier bankkoppelingen voorzien, maar het concept blijft uiteraard identiek.
Compatibele boekhoudprogramma’s vinden
In Silvasoft kunt u eenvoudig boekhoudprogramma’s vergelijken. Hierbij kunt u het aanbod filteren op boekhoudprogramma’s waarmee u bankafschriften importeert. Op dit moment is het echter nog niet mogelijk om te filteren in functie van koppelingsmogelijkheden. Twijfelt u of een koppeling met uw bank mogelijk is? Lees dan de reviews of neem contact met ons op, want ook wij pluizen het graag voor u uit.
