Ook na de ontvangst van het definitief aanslagbiljet kan een controleur het een en ander opvragen. Daarom is het noodzakelijk dat u uw boekhouding gedurende een vastgelegde bewaartermijn ter beschikking houdt van de fiscale administratie. Hoe lang u uw boekhouding dient te bewaren, is afhankelijk van het type document. Er is niet één wet die aangeeft hoe en waar u uw boekhouding moet bewaren, aangezien de bewaartermijnen gefragmenteerd zijn over verschillende wetboeken die elkaar soms overlappen.
Bewaringstermijn in de boekhoudwetgeving
De boekhoudwetgeving is vrij specifiek geformuleerd en heeft het over een bewaringsverplichting ten aanzien van de boeken, de verantwoordingsstukken en de interne stukken. Hier geldt een bewaringstermijn van drie of zeven jaar.
Bewaring van de wettelijke boeken
De boeken die een onderneming moet bijhouden, zoals het aankoopboek en het inventarisboek, zijn zeven jaar te bewaren. Let er wel op dat deze bewaartermijn pas begint te lopen na de belastbare periode. Indien de belastbare periode samen met het kalenderjaar loopt, begint de bewaartermijn met andere woorden te lopen op 1 januari van het volgende kalenderjaar. Deze verplichting geldt ten opzichte van het centraal boek, de hulpdagboeken en de inventarisboeken, maar ook voor alle verantwoordingsstukken. Ook facturen, creditnota’s en bankrekeninguittreksels die gebruikt worden ter staving van de bepaling van de belastbare inkomsten zijn met andere woorden gedurende zeven jaren te bewaren. Deze stukken mag u zowel fysiek als digitaal bewaren.
- Zeven jaar bij te houden
- Termijn begint te lopen na het jaar van afsluiting
- Wettelijke boeken zijn in origineel te bewaren (elektronische versie volstaat ook), voor verantwoordingsstukken geldt deze verplichting niet
- Te bewaren in België (papieren versie) of de digitale toegang moet mogelijk zijn vanuit de zetel van de onderneming in het buitenland[1]
- Strafrechtelijke sancties mogelijk
Bewaartermijn van interne stukken
Voor interne stukken geldt een andere reglementering. Het gaat om stukken die niet nodig zijn voor het bewijs ten aanzien van derden en die geen rechtstreekse betrekking met derden weergeven, deze stukken worden dus enkel intern gebruikt. Het gaat hierbij om stukken die door de onderneming worden gecreëerd, vaak met het oog op interne verrichtingen. Denk bijvoorbeeld aan een stuk ter bevestiging van de ontvangst van lidgeld in contanten.
Ten aanzien van deze stukken geldt een bewaartermijn van drie jaar. Nergens in de boekhoudwetgeving staat gestipuleerd wanneer deze bewaartermijn begint te lopen, waardoor wordt aangenomen dat de bewaartermijn begint te lopen op het moment van de creatie van het intern document.
- Drie jaar bij te houden
- Termijn begint te lopen vanaf de creatie van het document
- Het origineel is niet noodzakelijk
- Te bewaren in België (papieren versie) of de digitale toegang moet mogelijk zijn vanuit de zetel van de onderneming in het buitenland1
- Strafrechtelijke sancties mogelijk
Boekhoudkundige documenten voor de directe belastingen
Bovenstaande reglementering vindt zijn oorsprong in de boekhoudwetgeving. Toch legt ook het Wetboek Inkomstenbelastingen een bewaartermijn op voor “boeken en bescheiden die nodig zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen”. De omschrijving “boeken en bescheiden” is ruim geformuleerd en moet dan ook ruimer worden geïnterpreteerd dan de wettelijke boeken, de verantwoordingsstukken en de interne stukken. Het kan bijvoorbeeld ook gaan om offertes of ontvangstbewijsboekjes, maar ook bepaalde informaticatoepassingen die gegevens bevatten kunnen hieronder vallen.
Hier geldt opnieuw een bewaartermijn van zeven jaar die begint te lopen bij het begin van het volgend belastbaar tijdperk (zijnde 1 januari van het jaar dat volgt op het inkomstenjaar).
- Boeken en bescheiden zijn bij te houden tot het einde van het zevende jaar na het inkomstenjaar
- Informaticatoepassingen zijn zeven jaar bij te houden vanaf 1 januari die volgt op het laatste jaar van gebruik ervan
- Origineel is meestal noodzakelijk, maar digitale bewaring is mogelijk
- Te bewaren in de beroeps- of privélokalen van de belastingplichtige
- Strafrechtelijke en administratieve sancties mogelijk
Bewaarplicht boekhoudkundige documenten voor btw-administratie
Vervolgens heeft ook de btw-wetgeving een aantal bewaartermijnen opgelegd ten aanzien van de wettelijke boeken, de facturen, de creditnota’s en de andere stukken. Ook hier kiest de btw-administratie in principe voor een bewaartermijn van zeven jaar die begint te lopen op 1 januari na de sluiting van de boekhouding of op 1 januari na de datum van de facturen en stukken.
Ten aanzien van rechtspersonen geldt een ruimere bewaringsverplichting. Volgens de btw-reglementering strekt de bewaringsverplichting zich uit tot stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen, de in het buitenland verrichte aankopen, de handelsboeken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, de boekingsstukken, de stukken met betrekking tot de verzending van goederen, de stukken met betrekking tot de afgifte van goederen, de stukken met betrekking tot de levering van goederen en diensten, de rekeninguittreksels, de betalingsstukken en alle andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid. Een ruime opsomming, maar onthoud vooral dat de bewaringsplicht van rechtspersonen heel ver gaat en dus ook ontvangstnota’s, contracten en talloze andere externe documenten omvat. Ook hier geldt een bewaringsplicht van zeven jaar.
Voor stukken die betrekking hebben op bedrijfsmiddelen met een herzieningstermijn van vijftien jaar, geldt dan weer een bewaringstermijn van vijftien jaar. Dit is met name het geval wanneer het gaat om documenten bij de oprichting van een gebouw.
De btw-wetgeving geeft nergens aan in welke vorm u deze documenten dient te bewaren, waardoor u aangewezen bent op de bepalingen van de andere wetgevende stukken. In de praktijk dient u deze dus ook gewoon in origineel te bewaren.
- Bewaringstermijn van zeven of vijftien jaar (onderworpen aan 15-jarige herzieningstermijn)
- Bewaringstermijn begint te lopen op 1 januari na sluiting van de boekhouding (bij boeken), na de creatie (bij facturen en stukken) of na het laatste gebruik (bij informaticatoepassingen)
- Geen bepalingen aangaande vorm van bewaring[2]
- Te bewaren in de zetel van de onderneming of moet er van daaruit digitale toegang mogelijk zijn
- Administratieve en strafrechtelijke sancties mogelijk
Bewaringstermijn in de vennootschapswetgeving
De vennootschapswetgeving bevat geen bepalingen omtrent de bewaringstermijn van de betrokken documenten. Dit betekent echter niet dat u de verslagen, notulen, registers en archieven van de vennootschap niet dient te bewaren, aangezien er wordt aangenomen dat ze gedurende de volledige levensduur van de vennootschap in originele vorm te bewaren zijn. Bij de vereffening of sluiting van de vennootschap zijn de boeken en bescheiden nog slechts vijf jaar te bewaren. Deze bewaartermijn begint te lopen na de datum van de afsluiting van de vennootschap.
- Archieven, verslagen, notulen en registers zijn gedurende de volledige levensduur te bewaren en dit tot vijf jaar na de afsluiting van de vennootschap
- Geen bepalingen omtrent de locatie van de bewaring
- Te bewaren in de originele vorm
- Geen sancties voorzien
[1] Let op: In het wetboek inkomstenbelasting geeft men aan dat deze boeken te bewaren zijn in de beroeps- of privélokalen van de belastingplichtige. Loutere bewaring in België volstaat met andere woorden niet.
[2] In de praktijk zijn ze ten gevolge van de bepalingen van de andere wetgevende stukken in origineel of elektronisch te bewaren.
