Hoe moet u algemene voorwaarden op uw factuur vermelden?

Via uw algemene voorwaarden kunt u de relatie met uw klant regelen. Zo kunt u bijvoorbeeld overeenkomen wat de gevolgen zijn van een laattijdige betaling of kunt u uw aansprakelijkheid beperken. Vereist is dan wel dat uw algemene voorwaarden tegenstelbaar zijn. En daarvoor moet u ze op de correcte manier kenbaar maken. Volstaat het om ze op uw factuur te vermelden en hoe moet u dan uw factuur maken?

Algemene voorwaarden liefst al eerder vermelden

Ten aanzien van zakelijke klanten volstaat het inderdaad dat u de algemene voorwaarden pas voor de eerste keer vermeldt op uw factuur. Het blijft voor de klant dan wel mogelijk om deze algemene voorwaarden te betwisten. Net daarom maakt u ze beter al eerder kenbaar, bijvoorbeeld op een offerte of een bestelbon en laat u uw klant de offerte of bestelbon even ondertekenen. Vervolgens neemt u ze nogmaals op de achterkant van uw factuur op.

Wanneer het daarentegen om een consument gaat, moet de consument voor het sluiten van het contract al kennis kunnen nemen van de algemene voorwaarden. In dit geval is het de regel dat de algemene voorwaarden al eerder ter kennis worden gebracht, bijvoorbeeld bij het ondertekenen van een contract. Ook dan neemt u de algemene voorwaarden opnieuw over op de achterzijde van uw factuur.

Correct verwijzen naar de algemene voorwaarden

Hoewel u de algemene voorwaarden dus op de achterzijde van de factuur mag opnemen, dient u er steeds op de voorzijde naar te verwijzen. Dit doet u door duidelijk te stellen dat de algemene voorwaarden op de achterzijde van de factuur te vinden zijn en dat de klant deze algemene voorwaarden en de inhoud ervan integraal en zonder voorbehoud aanvaardt.

“De klant neemt kennis van de algemene voorwaarden die op de achterzijde van deze factuur zijn weergegeven. De klant erkent uitdrukkelijk, integraal en zonder voorbehoud de toepassing van deze algemene voorwaarden op deze factuur.”

Correct weergeven van de algemene voorwaarden

Noodzakelijk is ook dat de algemene voorwaarden steeds integraal worden opgenomen op de factuur. Het volstaat dus niet om louter een beperkt afschrift op te nemen en verder te verwijzen naar de website waar de algemene voorwaarden integraal terug te vinden zijn.

Daarnaast moeten de algemene voorwaarden voldoende zichtbaar en leesbaar zijn. U mag het dus niet in zo’n lettertype opnemen dat er een vergrootglas nodig is om ze te lezen. Ook moeilijk leesbare lettertypes of tekstkleuren zijn uit den boze.

Ten slotte moeten de algemene voorwaarden voldoende begrijpbaar zijn, rekening houdende met de hoedanigheid van de klant. Bij consumenten laat u (juridisch) vakjargon dus maar beter achterwege. Bij professionele klanten die over enige kennis (zouden moeten) beschikken, kan specifiek jargon dan weer wel door de beugel.

Maak gebruik van facturatiesoftware

Wanneer u zelf een factuur opstelt in Excel of via een tekstverwerker, doet u er goed aan om na te gaan of uw algemene voorwaarden aan bovenstaande eisen voldoen. Wanneer u facturatiesoftware gebruikt, is het vaak mogelijk om met een enkele klik algemene voorwaarden toe te voegen. Facturatiesoftware is steeds zo ontworpen dat het aan de juridische eisen voldoet. Aldus geeft dit nog steeds maximale rechtszekerheid.

Bij de facturatiesoftware die wij voor u vergeleken, is het steeds mogelijk om correct algemene voorwaarden aan uw factuur toe te voegen. Bij sommige tools is het zelfs mogelijk om offertes, inclusief de op dat moment toepasselijke algemene voorwaarden, meteen om te zetten in facturen.

Vergelijk facturatiesoftware en voorkom juridische problemen.

30-januari-2020|Blog, Facturatie|