Net zoals bij een papieren boekhouding, mag de fiscus uw cloudboekhouding opvragen en controleren. U hoeft de fiscus echter nog niet meteen toegang te geven tot uw cloudomgeving maar mag de gegevens in eerste instantie ook gewoon op pdf voorleggen of uw cloudboekhouding afdrukken. Meestal zal de fiscus om dat laatste verzoeken, maar het is zeker niet verplicht om alles uit te printen.
Verplichting om boekhouding bij te houden
Bij een belasting- of btw-controle moet u de zogenaamde boeken en bescheiden aan de fiscus voor kunnen leggen. Op die manier kan de fiscus de juistheid van uw aangiften controleren. Het gaat onder andere om uw facturen, inventaris, uittreksels, afschrijvingstabellen enzovoort. Naast de documenten die rechtstreeks tot de boekhouding behoren, moet u echter ook andere documenten zoals contracten, uw agenda, mails, analyses et cetera.
U bent zeker niet verplicht om deze documenten op papier te bewaren. Het is dus perfect toegestaan om bestanden elektronisch bij te houden, bijvoorbeeld door ze als pdf-bestand op uw computer op te slaan. Het is enkel vereist dat de bestanden gedurende de volledige bewaringstermijn leesbaar blijven. Daarom raden we dan ook aan om tijdig back-ups te maken. Wanneer u ze in de cloud bewaart, hoeft u zich daar geen zorgen over te maken omdat de cloudleverancier dan zelf voor back-ups zorgt.
Ook boekhouding in de cloud voorleggen
Ook de boekhouding in de cloud moet op verzoek van de fiscus worden voorgelegd. In artikel 315 WIB 1992 staat nadrukkelijk dat de fiscus het recht heeft om deze cloudinformatie in te kijken, terwijl ook het btw-wetboek de fiscus deze mogelijkheid geeft. Het maakt daarbij niet uit of de servers in België of elders gevestigd zijn. We herinneren u er wel aan dat uw boekhouding steeds bereikbaar moet zijn vanaf de maatschappelijke zetel van de vennootschap.
Wat en hoe moet u de cloudboekhouding voorleggen?
Er is voorzien in een getrapt controlesysteem. In de eerste plaats zal de fiscus een zogenaamd boekenonderzoek uitvoeren en vragen om de digitale boeken even te laten zien. Het volstaat om de fiscus een digitale kopie te bezorgen, bijvoorbeeld door het op een usb-stick te plaatsen. Hier heeft u een meewerkplicht. U bezorgt zelf de cloudboekhouding aan de fiscus.
Als er nadien nog vragen zijn, kan de fiscus een vraag om toelichtingen zenden. De fiscus mag hierbij niet “vissen” naar onregelmatigheden maar moet gericht, in functie van welbepaalde onduidelijkheden, om informatie verzoeken. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om extra uitleg bij een bepaalde transactie, een vraag omtrent de reden van de restaurantkosten op zondag enzovoort.
Hierbij kan de fiscus ook informatie van derden gebruiken. De fiscus kan bijvoorbeeld ook een klant om toelichtingen verzoeken. Dit vormt geen bewijs maar een feitelijk vermoeden. Dat wil zeggen dat de fiscus het voor zijn dossier mag gebruiken en dat hij er logische conclusies (en zo ook bewijstrekkingen) uit af kan leiden, maar dat het vermoeden bijvoorbeeld geen bekende feiten / bewijzen kan weerleggen.
Ten slotte kan de fiscus overgaan tot een fiscale visitatie. Ook bij het boekenonderzoek mag de fiscus natuurlijk in uw bedrijf langskomen, maar zo’n fiscale visitatie gaat toch verder. Waar de fiscus in bovenstaande gevallen enkel de voorgelegde informatie bekijkt, mag de fiscus nu de tafel verlaten en zelf rondsnuffelen. De fiscus mag zelfs kasten opentrekken, documenten van de computer halen en in sommige gevallen zelfs onder het bed van de zelfstandige snuffelen. Ze mogen dit echter niet eigenmachtig afdwingen of dwang gebruiken, maar medewerkingsplicht is toch op zijn plaats. Wat de cloudboekhouding betreft, zal u de fiscus toch maar even toegang moeten verlenen, bijvoorbeeld door uw inloggegevens door te geven.
