Aan de basis van ieder project ligt een goed projectplan. Een projectplan schetst het kader van het project, geeft weer waaraan het project moet voldoen en welke fasen daarbij worden doorlopen. U wijst budgetten toe en zorgt ervoor dat deadlines worden gerespecteerd, zodat het project ook tijdig is afgerond. Hieronder ontdekt u welke aspecten niet mogen ontbreken bij het opstellen van een projectplan en u leest hoe u zelf een eigen projectplan opstelt.
De essentiële aspecten van een goed projectplan
In feite zijn drie aspecten onmisbaar voor een goed projectplan. Zo moet er duidelijkheid zijn over de middelen, de taken en verantwoordelijkheden en ook over de activiteiten. Hiervoor deelt u het project op in kleinere delen waarbij u per deelfase een aantal zaken uiteenzet. Voor de start van het project definieert u daarvoor volgende deelvragen:
- Milestones: omvatten de belangrijkste te doorlopen stappen om het project af te ronden (bv. het plaatsen van de funderingen, het plaatsen van de vloeren enz.)
- Activiteiten: de activiteiten die nodig zijn om de milestones succesvol te doorlopen (bv. een vloerder zoeken en grondstoffen aankopen)
- Taken: de kleine stappen die nodig zijn bij het doorlopen van de activiteiten. Deze taken kunnen worden toegewezen aan teams of personen (bv. het opvragen van offertes en het opstellen van een contract)
- Duur en timing: de tijd die elke activiteit of taak inneemt (deadlines)
- Budget: de middelen die worden vrijgemaakt voor iedere taak of activiteit
- Personen: de teams of personen aan wie taken worden toegewezen
- Opvolging: hoe volgt u op dat taken goed, tijdig en binnen het beschikbare budget worden uitgevoerd. Dit gaat van permanente opvolging tot overlegmomenten.
In 6 stappen een eigen projectplan opstellen
Allereerst legt u de globale scope van het project vast. Noteer de belangrijkste details, doelen, taken, deadlines en kosten voor het project.
Splits het vervolgens op in projectfases, milestones, activiteitengroepen en taken. Bedenk goed de volgorde van de taken en groepeer de taken die niet afzonderlijk kunnen worden uitgevoerd. Geef ook aan of het voor sommige taken noodzakelijk is om te wachten op een eerder resultaat of dat ze naast elkaar kunnen worden uitgevoerd.
Schat nu in welke middelen u nodig heeft. Denk niet alleen aan het budget, maar ook aan hoeveel personen u nodig heeft. Hierbij stemt u uiteraard het een en ander af op de deadlines. Bij krappe deadlines is het maar logisch dat uw projectteams meer leden hebben.
Vervolgens kunt u de middelen toewijzen. Hierbij houdt u rekening met de expertise van verschillende teamleden, maar probeer daarnaast ook voldoende variatie te voorzien. Teamleden kunnen en moeten heus eens worden uitgedaagd en hen daarbij expertise laten opdoen in nieuwe aspecten van het project, maar dan wel op voorwaarde dat het de voortgang niet afremt.
Nu kunt u een planning opstellen waarop u al de voorgaande aspecten in een handige tijdlijn opneemt. Op die manier behoudt iedereen, ook de teamleden, steeds het overzicht.
Houd ten slotte alles netjes bij zodat iedereen de progressie kan opvolgen. Enkel op die manier kunt u tijdig bijsturen. Het bijhouden van informatie is ook belangrijk voor het opstellen van een volgend projectplan. Werden er te weinig middelen vrijgemaakt? Dan overkomt u dat de volgende keer beslist niet meer.
Gebruik projectmanagementsoftware
Via projectmanagementsoftware stelt u nog eenvoudiger een projectplan op. Hiermee hebt u bovendien altijd de nodige informatie bij de hand en volgt u alle details van het project vanuit een enkele centrale omgeving op. Het bevat vaak ook diverse samenwerkingstools, net zoals historische gegevens waardoor u nieuwe projectplannen nog accurater opstelt.
