API-koppelingen, prijzen en ondersteuning zijn slechts een aantal zaken waarop u let wanneer u administratiesoftware zoekt. Waar veel mensen echter niet op letten zijn de algemene voorwaarden. Geef toe: kent u de algemene voorwaarden van uw softwareleverancier? Nochtans is het zeker iets waarop u dient te letten. Wij leggen uit wat er zoal in die algemene voorwaarden staat en wat de verschillen zijn.
Reikwijdte van het gebruiksrecht
In principe krijgt u steeds het gebruiksrecht van de software. De code wordt dus niet uw bezit, maar u kunt het wel gebruiken. Daarnaast geeft u over het algemeen de toestemming aan de ontwikkelaar om naar eigen inzicht updates en vernieuwingen aan te brengen. Het is echter wel interessant om te weten hoe ver het gebruiksrecht zich uitstrekt. Sommige leveranciers geven bijvoorbeeld aan dat u het gebruiksrecht niet kunt overdragen. Dat wil zeggen dat een ander bedrijf uw abonnement niet mag overnemen.
Duur en einde van de overeenkomst
In de algemene voorwaarden staat altijd hoe lang u het gebruiksrecht geniet. Bij sommige leveranciers bent u verplicht om voor minimaal één jaar een abonnement af te nemen, terwijl het bij andere leveranciers al kan voor een periode van een maand. Eveneens van belang is wanneer u kan opzeggen (maandelijks of enkel na het verstrijken van een langere periode) en met welke termijn het abonnement stilzwijgend wordt verlengd. Denk uiteraard ook aan de duur van de opzegtermijn.
Vervolgens zullen de algemene voorwaarden vaak bepalen wat de gevolgen zijn van zo’n opzegging. Meestal krijgt u dan een bepaalde tijd om uw gegevens te downloaden en bijvoorbeeld over te zetten naar uw nieuwe softwareleverancier. Hoe lang die periode duurt, verschilt van softwareleverancier tot softwareleverancier.
Verplichtingen van de softwareleverancier
Uw voornaamste verplichting is natuurlijk betalen, maar weet u eigenlijk waartoe uw softwareleverancier gebonden is? Het is nochtans niet onbelangrijk want u wilt natuurlijk dat uw leverancier regelmatig back-ups maakt, ingrijpt bij calamiteiten en een goede beveiliging voorziet. Het is niet omdat uw leverancier zo’n verplichtingen niet in de algemene voorwaarden opneemt dat hij het niet goed doet, maar het geeft toch extra zekerheid.
Gegevensverwerking
Wanneer u ook persoonsgegevens verwerkt, moet u aan de privacyregels voldoen. Wanneer die persoonsgegevens zich op de servers van een softwareleverancier bevinden, bent u echter afhankelijk van diens inspanningen. In de algemene voorwaarden vindt u in principe terug hoe uw softwareleverancier met persoonsgegevens omgaat, hoe lang hij ze bewaart en of de softwareleverancier ze eventueel voor andere doeleinden verwerkt. U dient uw eigen privacy policy hierop af te stemmen.
Aansprakelijkheid
Softwareleveranciers doen vaak het nodige om hun aansprakelijkheid te beperken, net zoals u dat ook in uw eigen algemene voorwaarden doet. Over het algemeen beperken ze hun eigen aansprakelijkheid tot hun opzet of grove schuld en is indirecte schade uitgesloten. Hier valt in feite maar weinig te vergelijken omdat de exoneratieclausules bij softwareleveranciers vaak tot het uiterste gaan. Over het algemeen is het wel zo dat het Nederlands recht iets gunstiger is omdat u hier exoneratieclausules vaak eenvoudiger kunt aanvechten, bijvoorbeeld omdat ze strijdig zijn met de redelijkheid of omdat u zich op de zogenaamde reflexwerking kunt beroepen.
Vergelijk veilig administratiesoftware
Geen tijd om overal de kleine lettertjes te lezen? Gelukkig hebben wij dit reeds voor u gedaan. In onze vergelijkingstool vindt u geen onbetrouwbare softwareleveranciers waarvan de algemene voorwaarden de wenkbrauwen doen fronsen. Het gaat steeds om betrouwbare softwareleveranciers waarbij u terecht kunt aannemen dat ze de wettelijke regels volgen. Vergelijk administratiesoftware via Cloudhints.be en kies voor zekerheid.
