U zou niet de eerste zelfstandige zijn die maanden of jaren later ontdekt dat hij die ene factuur nooit verzonden heeft. Een vergetelheid door de drukte van het moment, maar uiteraard hoorde u de klant nooit piepen. Mag u nu alsnog een factuur opmaken en waar moet u op letten?
Verjaringstermijn
In de eerste plaats moet u steeds rekening houden met de verjaringstermijn. De verjaringstermijn voor zo’n B2B-vordering bedraagt in principe tien jaar. Hierop gelden wel een aantal uitzonderingen waarbij kortere verjaringstermijnen van toepassing zijn, bijvoorbeeld bij de verkoop aan een particulier (1 jaar) of bij vorderingen tot betaling van de erelonen van een deskundige (5 jaar).
Wanneer de verjaringstermijn verstreken is, kunt u wel nog steeds een factuur verzenden. De verjaring moet immers worden ingeroepen. Als de klant vrijwillig de factuur voldoet, staat dit gelijk aan de erkenning van de schuld en kan hij zich nadien niet meer op de verjaring beroepen. Enkel wanneer hij zelf actie onderneemt, blijft u met lege handen achter.
Contractuele afspraken
Vervolgens dient u rekening te houden met eventuele afspraken die u met de klant heeft gemaakt. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de inkoopvoorwaarden bepalen dat u binnen een bepaalde termijn moet factureren. Bij een laattijdige facturatie kunnen er consequenties zijn, zoals een procentuele vermindering van de factuurwaarde. Ga vooraf steeds na of er specifieke voorwaarden zijn waar u rekening mee moet houden.
Btw-termijnen
Vervolgens dient u er rekening mee te houden dat u btw-technisch een factuur moet opmaken tegen ten laatste de 15de dag van de maand volgende op de levering. Doet u dit niet, dan riskeert u een btw-boete. Waarschijnlijk heeft u ook te laat btw doorgestort via de btw-aangifte, waardoor u een aanvullende btw-boete en nalatigheidsinteresten verschuldigd bent. Vergeet niet om vooraf na te gaan wat de factuur u zal kosten… Maakte u wel een factuur, gaf u deze aan, betaalde u het nodige, maar deed u hem nooit op de bus? Dan hoeft u geen btw-boete te vrezen.
Factuur maken mag altijd
In feite komt het erop neer dat u ook jaren later nog steeds een factuur mag verzenden. Indien er geen sprake is van verjaring of indien er geen afwijkende afspraken werden gemaakt, kan u uw klant zelfs tot betaling dwingen. Wel is het zo dat een slimme klant de factuur zal protesteren, waardoor de bewijslast bij u komt te liggen. Hij weet natuurlijk ook wel dat de kans erin zit dat u jaren later geen bewijsstukken meer liggen hebt. Daarom doet u er goed aan om vooraf even na te gaan of u wel nog bewijzen heeft zoals leveringsbonnen of mailtjes.
Wat echter niet kan, is dat u interesten zou vragen. Dergelijke interesten kunnen enkel wanneer de klant niet tijdig betaalt. En omdat u nog geen vraag tot betaling heeft ingediend, kan er ook geen sprake zijn van laattijdigheid. De klant kan er per slot van rekening ook niet aan doen dat uw administratie niet op orde is.
Voorkom problemen met administratiesoftware
Bij een laattijdige facturatie loopt u al snel tegen problemen aan. Vaak zijn ze het gevolg van verstrooidheid, bijvoorbeeld omdat u die factuur vergat op de bus te doen. Desondanks kan het grote gevolgen hebben. Indien u facturatie- en boekhoudsoftware gebruikt, voorkomt u problemen. U heeft dan steeds een overzicht van alle onbetaalde facturen en kunt zo sneller actie ondernemen. Vergelijk facturatiesoftware en boekhoudsoftware en vergeet nooit meer een factuur.
