Bij het vergelijken van offertes houden potentiële klanten voornamelijk rekening met de prijs. Ze zouden dan ook sterk opschrikken indien de factuur ineens een andere prijs zou vermelden. Toch is dat in sommige gevallen wel degelijk mogelijk, maar u moet dan wel met een aantal zaken rekening houden.
De offerte is in principe bindend
Wanneer een klant akkoord gaat met een offerte, accepteert hij ook de bepalingen ervan. De klant accepteert dan ook de voorgestelde prijs en eventuele andere voorwaarden. Maar ook als opsteller van de offerte bent u juridisch gebonden aan het voorstel. Net daarom is het zo belangrijk om concreet te zijn en weinig ruimte voor discussie open te laten. Net daarom beperkt u ook de geldigheid van uw offerte, bijvoorbeeld door te stellend dat de offerte slechts dertig dagen geldig is. Zo voorkomt u dat men binnen zes maanden, wanneer de grondstofprijzen drastisch hoger zijn, alsnog met de eerder opgestelde offerte komt aankloppen.
Akkoord met de algemene voorwaarden
Niet alleen gaat de klant akkoord met de afgesproken prijs, maar ook met eventuele algemene voorwaarden die bij de offerte werden gevoegd. En net hier zit de mogelijkheid om alsnog af te wijken van de originele prijs. Zo kunt u perfect een prijswijzigingsclausule opnemen in de algemene voorwaarden. U kunt bijvoorbeeld stellen dat uw prijzen zullen stijgen wanneer de prijzen van grondstoffen ook stijgen. Om discussies te voorkomen is het hier belangrijk dat u erg concreet bent. U kunt bijvoorbeeld stellen dat de prijs evenredig stijgt met die van de grondstoffen, maar enkel wanneer de prijs van die grondstoffen met meer dan 5% is gestegen.
U kunt in uw algemene voorwaarden eveneens opnemen dat offertes louter indicatief zijn, maar natuurlijk moet u dan nog steeds te goeder trouw blijven en kunt u nadien niet zomaar ongestaafd een andere prijs factureren.
Zorg er wel steeds voor dat u de algemene voorwaarden ook effectief kunt inroepen. In een ideaal geval laat u de tegenpartij alle pagina’s paraferen. Doet u dit liever niet? Dan kan de tegenpartij de algemene voorwaarden ook stilzwijgend aanvaarden. Geef dan wel op de eerste pagina aan dat de algemene voorwaarden op de volgende pagina’s zijn opgenomen en dat aanvaarding van de factuur ook de aanvaarding van de algemene voorwaarden inhoudt.
Offerte mag ook de berekeningsbasis zijn
Er staat nergens geschreven dat offertes een vaste prijs moeten bevatten. U kunt dus perfect een offerte opstellen waarin u de prijs voor grondstoffen en het uurtarief opneemt. Het volstaat dat de offerte als basis dient ter berekening van de factuur. Hierdoor kunt u bij extra uren ook extra factureren.
Het nadeel is natuurlijk dat dit commercieel niet zo interessant is, want uiteindelijk willen klanten een totaalbedrag zien en op basis hiervan het een en ander vergelijken. Daarom voegt u er best ook even een indicatieve simulatie aan toe. Ook hier gaat het natuurlijk best om een vrij accurate simulatie.
Waterdichte offertes opstellen via offertesoftware
Het blijft uiteraard belangrijk dat ook uw offertesoftware met bovenstaande zaken overweg kan. Het moet met andere woorden mogelijk zijn om de offerte te personaliseren en daaraan algemene voorwaarden toe te voegen. Wij vergelijken verschillende facturatietools waarmee u in een handomdraai offertes maakt en waarbij u eenvoudig bijlagen toevoegt. Maak nu de vergelijking en vind facturatie- en offertesoftware voor uw onderneming.
