België liep lange tijd achter wat het omhelzen van de elektronische boekhouding betreft. Nochtans had een KB uit 1983 de Koning al de machtiging gegeven om alternatieve procedures uit te werken om de boekhouding in een computeromgeving uit te voeren. Toch duurde het nog 22 jaar vooraleer die machtiging ook effectief in een wet werd omgezet. Sinds 2005 is het in België dan ook toegestaan om een elektronische boekhouding te voeren.
Vrij kiezen tussen elektronische en papieren boekhouding
In theorie is het uiteraard nog steeds toegestaan om de boekhouding op papier te voeren. Dan moet de boekhouding wel aan een aantal voorwaarden voldoen, om de betrouwbaarheid van de boeken te waarborgen. Zo moet de boekhouding worden gevoerd met ingebonden of ingenaaide registers met een vermelding van het aantal bladzijden. In de praktijk zijn er slechts een handvol drukkers die nog zo’n ingenaaide boeken verkopen en heeft de papieren boekhouding sterk aan belang verloren.
Daarnaast mag de boekhouding ook elektronisch worden gevoerd. Het boekhoudprogramma moet dan wel zodanig ontworpen zijn dat het in overeenstemming is met een aantal reglementaire bepalingen, maar dat is natuurlijk de zorg van de ontwikkelaar. De aangeboden boekhoudprogramma’s op deze website voldoen aan alle wettelijke vereisten.
Niet verplicht om elektronische boekhouding uit te printen
Wanneer u opteert voor een papieren boekhouding, bent u verplicht om het origineel te bewaren van de dagboeken en van de inventaris. Van de overige boeken mag u echter ook een papieren kopie bewaren.
Bij een elektronische boekhouding bent u niet verplicht om uw boekhouding uit te printen. U mag met andere woorden uw boekhouding elektronisch bewaren. U moet er dan wel voor zorgen dat u maatregelen treft om uw boekhouding gedurende de opgelegde termijn te bewaren én u moet ervoor zorgen dat de onveranderlijkheid gewaarborgd blijft. In de praktijk zal de softwareleverancier daarom de boekhouding afsluiten wanneer aanpassingen niet meer nodig zijn. Ook het omzetten in onveranderbare digitale bestanden is mogelijk.
Bewaarplicht geldt ook voor elektronische boekhouding
Ten opzichte van de papieren en elektronische boekhouding geldt een bewaringstermijn van zeven jaar. Deze termijn begint te lopen op 1 januari van het jaar volgend op het moment van de afsluiting van de boekhouding. Wanneer het gaat om stukken die niet bewijsrechtelijk worden gebruikt ten opzichte van derden, is de bewaarplicht beperkt tot drie jaar.
Wanneer een onderneming wordt opgedoekt, blijft de bewaarplicht nog lopen. Hiervoor werd er zelfs een eigen bewaartermijn van vijf jaar voorzien, die begint te lopen na de vereffening van de onderneming.
Let op voor verlies van papieren boekhouding
Indien dit het gevolg is van overmacht, zal de fiscus meestal mededogend zijn. Er is bijvoorbeeld sprake van overmacht indien uw boekhouding samen met uw kantoor in vlammen opging. Uiteindelijk zijn er ook nog de eerdere aangiften en bijlagen op basis waarvan de fiscus kan controleren of de aangiftes normaal zijn. Indien de fiscus niets opmerkt, zal hij zelden dieper gaan graven. Wel loopt u het risico dat de fiscus verdachte kosten ijlings verwerpt, maar een boete hoeft u gelukkig niet meteen te vrezen.
Wanneer er volgens de fiscus geen sprake is van overmacht, bijvoorbeeld omdat u uw boekhouding per abuis in de container deponeerde, is dat anders. Vaak zal de fiscus dan alles grondig anatomiseren en elk detail blootleggen. Daarnaast riskeert u een boete wegens het weigeren van het voorleggen van de stukken.
Indien u voor een elektronische boekhouding kiest, loopt u dit risico uiteraard niet. Er is dan altijd een digitale kopie van uw boekhouding beschikbaar, terwijl er ook voortdurend back-ups beschikbaar zijn op externe locaties. Vergelijk daarom boekhoudsoftware en voorkom boetes.
