Bij een franchiseorganisatie hebt u de franchisegever en de franchisenemer. Ze maken onderling een aantal afspraken en zolang ze zich aan die afspraken houden, doen ze elk hun eigen ding. De administratie is van elkaar afgescheiden. Of zo ging het er vroeger toch aan toe. Tegenwoordig zijn franchisegever en franchisenemer steeds meer met elkaar verweven. En dat is ook logisch: als het even niet goed gaat bij de franchisenemer weet de franchisegever dat er bijvoorbeeld minder op zijn voorraden wordt gerekend, waarna er opnieuw andere opportuniteiten ontstaan. Dat heeft natuurlijk gevolgen voor de boekhoudsoftware.
Voortdurend up-to-date blijven
Het is alvast belangrijk dat de franchisegever voortdurend op de hoogte is van de administratie van de franchisenemer. Dat wil natuurlijk nog niet zeggen dat de franchisegever moet weten hoeveel de franchisenemer aan de zaakvoerder uitkeert, maar duidelijkheid over de verkoopcijfers en de voorraad is toch een must. Die eerste gegevens kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt in het kader van nieuwe productontwikkelingen of marketingcampagnes, terwijl die laatste gegevens dan weer belangrijk zijn voor strategische voorraadbeslissingen. Een voortdurende stroom van informatie, liefst geautomatiseerd, is dan ook een must.
Automatiseren van de administratie
Vaak zijn er meerdere vestigingen en dan neemt de administratie voor de franchisegever al snel grote proporties aan. Dat is vooral het geval wanneer de eigen cijfers afhankelijk zijn van die van de franchisegever, bijvoorbeeld omdat de franchisevergoeding afhankelijk is van de door de franchisenemer gerealiseerde omzet. Goede boekhoudsoftware helpt het opvolgen van deze cijfertjes uit handen te nemen en maakt het zelfs mogelijk om op basis hiervan facturen op te stellen en boekingen uit te voeren. Het is opnieuw een voordeel van automatisering en het leggen van verbanden tussen verschillende administraties.
Bewaken van de huisstijl
Bij franchising draait het allemaal om het merk van de franchisegever en dan zou het niet opportuun zijn als elke franchisenemer eigen sjablonen opstelt om te factureren of op een andere manier betalingsherinneringen gaat uitsturen. Daarom zijn er vaak een aantal sjablonen en voorbeelden die aan de franchisenemers worden bezorgd. Wanneer de franchisegever daaraan een aanpassing uitvoert, kan de volledige papiermolen opnieuw beginnen. Bij goede boekhoudsoftware centraliseert u dergelijke sjablonen. Wanneer de franchisegever dan een aanpassing doorvoert, zijn alle factuursjablonen meteen aangepast. Op die manier voorkomt u vergissingen en stijlbreuken.
Beheer van toegang en taken
Zoals u merkt is een goede samenwerking en inzicht doorheen de verschillende vestigingen cruciaal voor de administratie van een franchiseorganisatie. Toch is iedere franchiseorganisatie anders en geldt dat natuurlijk ook voor de oplossingen. Daarom is het noodzakelijk dat u zelf het een en ander kunt instellen, bijvoorbeeld wat de toegangsrechten of de taakverdeling betreft. Denk daarnaast ook aan de mogelijkheid om daarbij duidelijk te zien wie precies wat heeft gedaan.
Niet alle boekhoudsoftware is even geschikt voor franchiseorganisaties
Franchiseorganisaties hebben andere noden en dat zorgt er dan ook voor dat de boekhoudsoftware andere mogelijkheden moet hebben. Sommige boekhoudsoftware zal gewoon niet volstaan. Onder andere de boekhoudsoftware van Exact is geschikt voor franchiseorganisaties, maar er zijn zeker nog wel een aantal alternatieven. Vergelijk via deze website boekhoudsoftware en ontdek de mogelijkheden.
