Uit onderzoek van Capterra, een software-adviesbureau dat dienstdoet als tussenpersoon tussen softwareverkopers en -ontwikkelaars enerzijds en afnemers anderzijds, blijkt dat projecten maar zelden op tijd worden afgerond. Zowel deadlines als budgetten worden vaak overschreden en dat heeft verschillende oorzaken.
Cijfers van Capterra
De cijfers van Capterra zijn vernietigend. Zo geeft 8% van de ondervraagden aan dat alle projecten binnen de geplande tijd worden afgerond. 57% geeft aan dat minstens 20% van alle projecten niet tijdig zijn afgerond. In zo’n geval spreken we van een structureel probleem.
Projectmanagers, eindverantwoordelijken en medeverantwoordelijken noemen verschillende oorzaken voor deze spijtige situatie. In de eerste plaats hebben ze het over onhaalbare deadlines. Dit wordt door 28% van hen als voornaamste oorzaak genoemd. Daarnaast zeggen ze dat er soms gewoon te weinig resources worden vrijgemaakt, de projectorganisatie niet optimaal was, het kostenbeheer gebrekkig was of dat ze moeite ondervonden met het reageren op onverwachte problemen.
Onhaalbare deadlines en overschrijding van de geplande tijd
Dat bedrijven te weinig budget en tijd uittrekken voor projecten is niet nieuw. Onderzoek heeft aangetoond dat een werknemer gedurende 40% van zijn tijd functiespecifieke taken vervult. De overige 60% gaat naar randtaken zoals mails, vergaderingen, administratieve taken enzovoort. Leidinggevenden overschatten vaak hoeveel tijd er daadwerkelijk naar functiespecifieke taken gaat en dan zijn de deadlines natuurlijk niet realistisch.
Het is in feite vooral een werkje van leren uit het verleden. Het is geen ramp dat er in het verleden al eens een foute inschatting is gemaakt, maar naar de toekomst toe hoort het toch allemaal wat vlotter te verlopen. Net daarom hoort een project altijd af te sluiten met een evaluatiefase waarin alle aspecten aan bod komen, ook eventuele foutieve tijdschattingen.
In ieder geval zijn er ook gegevens nodig om uit te leren. Gelukkig zijn er projectmanagementtools waarmee het mogelijk is om de tijd te registreren. Per taak kan de benodigde tijd worden bijgehouden en deze gegevens kunnen in de toekomst worden gebruikt om deadlines correcter in te schatten
Projecten beter organiseren
Natuurlijk is het niet alleen belangrijk dat deadlines correct worden ingeschat, maar is het al even belangrijk dat ze ook worden gehaald. Een zwakke projectorganisatie kan dit onmogelijk maken. Net daarom raden we het gebruik van projectmanagementsoftware aan. Hiermee kunnen taken heel diepgaand georganiseerd worden en kan er, ondanks eventuele onderlinge afhankelijkheden, toch een realistische planning worden opgesteld. Uit het onderzoek van Capterra blijkt per slot van rekening dat het gebruik van projectmanagementsoftware in een betere taakorganisatie resulteert.
De juiste middelen toewijzen
Ten slotte zijn niet alleen tijdstekorten een probleem, maar ook een tekort aan middelen. Het grote probleem is dat veel projecten heel complex zijn en dat er een verregaande mate van afhankelijkheid is. Het is gewoon onmogelijk om dit met software als Excel bij te houden. Dan loopt het gegarandeerd mis. De betere projectmanagementsoftware beschikt echter over resourcemanagementfunctionaliteiten waarmee budgetten en bestedingen veel beter bij te houden zijn, maar waarbij u ook wordt gewaarschuwd wanneer er te veel resources worden opgenomen.
Projectmanagementsoftware uitproberen
Veel problemen die bedrijven ervaren, ontstaan rechtstreeks uit de complexiteit die eigen is aan dergelijke projecten. Het gebruik van projectmanagementsoftware kan veel problemen verhelpen. Probeer projectmanagementsoftware uit en ontdek de mogelijkheden.
