Opgelet: er zijn risico’s verbonden aan de voorraad bijhouden in Excel

Tijdregistratie, boekhouden en zelfs een voorraad bijhouden in Excel: voor starters is het vaak heel gewoon. Dat zij Excel voor voorraadbeheer gebruiken, hoeft niet te verbazen. Excel is een tool die velen al op hun computer hebben, die ze al onder de knie hebben en die bovendien ook gewoon veel mogelijkheden biedt. Toch brengt de voorraad bijhouden in Excel ook een aantal risico’s met zich mee. Hieronder benoemen we vier risico’s van de voorraad bijhouden in Excel.

# 1. Vaker fouten bij Excel-voorraadbeheer

Een voorraad bijhouden in Excel resulteert vaker in fouten. Als u even naar een template voor Excel-voorraadbeheer kijkt, is dat niet verwonderlijk. Zo’n templates zijn in de eerste plaats gemaakt om in Excel voorraadbeheer mogelijk te maken. Daarmee houdt u dan onder andere bij welke artikelen voorradig zijn of verzonden zijn. Controlemechanismen die automatisch wijzen op vreemde gebeurtenissen? Die zijn natuurlijk niet voorzien. Hierdoor is het bij Excel-voorraadbeheer moeilijker om fouten op te sporen. Daarom raadt men aan om voortdurend handmatig controles uit te voeren en tijdig te tellen. Als starter lukt dat misschien nog, maar eenmaal u groeit wordt Excel-voorraadbeheer wel heel tijdrovend.

# 2. Excel-voorraadbeheer is niet live

Gaat u uw voorraad bijhouden in Excel, dan bent u in principe afhankelijk van manuele inputs. Dat is problematisch wanneer u uw bestanden niet tijdig aanvult. Stel u maar even voor dat u dat laatste product al aan twee klanten beloofde … De oplossing hiervoor is het voortdurend, na iedere wijziging aanpassen van de bestanden maar realistisch is dat natuurlijk niet.

Een ander alternatief is uw Excel-voorraadbeheer automatiseren. Zo kunt u bijvoorbeeld voorraadbeheer in Excel met barcode en barcodescanner automatiseren. Bij het scannen herkent het bestand voor voorraadbeheer in Excel de barcode en voert het automatisch de aanpassingen uit. Er is echter wel wat kennis nodig om een barcodescanneer en het programma voor Excel-voorraadbeheer samen te laten werken. Dat is goed voor wie al wat kennis heeft van VBA, maar in het andere geval zijn er toch wel betere oplossingen.

# 3. Excel-voorraadbeheer en de problematiek van historische data

Excel-voorraadbeheer wil eigenlijk zeggen dat u de voorraad gaat bijhouden in Excel. Dat is een actuele handeling. Dat wil ook zeggen dat u moeilijk historische gegevens kunt analyseren omdat alles voortdurend wijzigt. Twee stuks worden er drie en morgen is het alweer vergeten dat het er ooit drie waren. Als starter vindt u dat waarschijnlijk allemaal zo erg nog niet, maar de kans is groot dat u het zich later zal beklagen. Er zijn natuurlijk mogelijkheden om wel historische cijfers te verzamelen en te vergaren, maar die zijn dan weer heel arbeidsintensief en dat lijkt ook niet de bedoeling te zijn.

# 4. Risico op dataverlies

Voorraadbeheer in de cloud heeft het grote voordeel dat er automatisch back-ups worden gemaakt en gegevens ook gewoon heel veilig zijn. Dat heeft u bij Excel-voorraadbeheer niet. Natuurlijk is er tegenwoordig wel OneDrive, maar dan nog kan een bullebak alle gegevens wissen. Of u mag natuurlijk niet vergeten om op OneDrive op te slaan …

Toch maar niet de voorraad bijhouden in Excel?

Strak plan! Er zijn duidelijk betere opties. Via onze vergelijkingstool vergelijkt u eenvoudig voorraadbeheersoftware die wel doet wat het moet doen en waarbij u niet met bovenstaande risico’s krijgt af te rekenen. Maak nu de vergelijking en kies meteen voor betrouwbare voorraadbeheersoftware.

10-september-2020|Blog, Voorraadbeheer|