Voor- en nacalculatie vergelijken: dit leert u ervan

Vooraleer u een product maakt of een werk uitvoert, maakt u natuurlijk een voorcalculatie. Het gaat om een raming waarmee u nagaat wat u voor de productie nodig heeft. Een voorcalculatie houdt steeds rekening met de verschillende variabelen, zoals werktijden, grondstoffen en energiekosten. De nacalculatie is daarentegen de berekening die u achteraf maakt om na te gaan wat de effectieve kostprijs is voor de productie.

Efficiëntievoordelen uitbuiten

Wanneer de productie net werd opgestart, is het niet onlogisch dat er een verschil zit tussen de voor- en nacalculatie. Onderweg treden er nog problemen op en zowel de medewerkers als managers moeten nog zoeken naar de beste manier van werken. In eerste instantie hoeft een verschil tussen de voor- en nacalculatie nog niet in drastische maatregelen te resulteren, zeker indien het verschil vooral te wijten is aan efficiëntieverschillen. Denk daarbij niet alleen aan oplopende verwerkingstijden, maar ook aan duurdere grondstoffen door een beperkte productie.

Prijsverschillen opmerken

Ook op lange termijn, wanneer er geen sprake meer is van toenemende efficiëntievoordelen, kan de voor- en nacalculatie afwijken. Het is niet ongewoon dat de nacalculatie jaar na jaar hoger uitvalt. Lonen worden nu eenmaal geïndexeerd en ook de grondstoffen en energieprijzen nemen toe. Door een nacalculatie uit te voeren, wordt de impact daarvan in kaart gebracht. De nacalculatie is dan ook een ideale manier om het prijszettingsbeleid goed te voeren en ook zelf nieuwe tarieven te hanteren. Zo hoeft de winstmarge niet terug te lopen.

Prijsverschillen door bezettingsverschillen

Een voorcalculatie gaat nogal vaak uit van een ideaal scenario, terwijl dat lang niet altijd het geval is. Dat zult u vast ook merken bij het maken van de nacalculatie. Het is niet ongewoon dat de nacalculatie tijdens de winterperiode, wanneer meer medewerkers ziek of zwak zijn, minder aangenaam is dan tijdens de andere seizoenen van het jaar. Of dat een onderbezetting ook resulteert in een oplopende nacalculatie. Dergelijke gegevens kunnen u veel leren over het beleid dat uw onderneming dient te voeren en biedt ruimte om te experimenteren. Zo kunt u via de nacalculatie het effect van mentale welzijnscampagnes meetbaar maken. Ook voor andere afdelingen zoals de HR-afdeling is de nacalculatie een belangrijke gegevensbron.

Betere offertes maken

Veel bedrijven nemen in hun verkoopvoorwaarden op dat offerteprijzen enkel richtinggevend zijn. Uiteindelijk zal de nacalculatie dan de offerteprijs bepalen. Natuurlijk is het niet leuk om op de uiteindelijke factuur van de offerte af te wijken. Statistische analyses van de verkregen nacalculaties helpen dan ook om correctere offertes op te stellen. Hierbij kan rekening worden gehouden met diverse variabelen die indirect de offerteprijs beïnvloeden, zoals de bezettingsgraad of zelfs de maand van het jaar.

Registratiefouten

Ten slotte dient u er steeds rekening mee te houden dat eventuele verschillen ook het gevolg kunnen zijn van registratiefouten. Hoe vaak vergeten werknemers niet om af te klokken of worden er fouten gemaakt bij het doorgeven van informatie? Zeker indien losse Excelbestanden worden gebruikt, is dat niet zo ongewoon. Om het risico op dergelijke registratiefouten te beperken, raden wij aan om calculatiesoftware te gebruiken.

Wij hebben verschillende projectmanagementtools met elkaar vergeleken. Wat de nacalculatie betreft, raden we dan ook het gebruik van Silvasoft Projectmanagement software aan. Maar maak vooral zelf even de vergelijking tussen projectmanagementtools.

6-november-2019|Blog, Projectmanagement|