Projectmanagementsoftware is een belangrijk hulpmiddel voor bedrijven en organisaties die projecten uitvoeren, ongeacht of het nu gaat om interne projecten of om projecten voor klanten. Deze software helpt bij het plannen, organiseren en uitvoeren van projecten. En het maakt het eenvoudiger om de voortgang van een project te volgen en problemen op te lossen. Er zijn veel verschillende soorten projectmanagementsoftware beschikbaar en de kosten kunnen sterk variëren, afhankelijk van de gekozen oplossing.
Licentiekosten voor projectmanagementsoftware
Er zijn verschillende manieren waarop projectmanagementsoftware kan worden aangeschaft. De kosten kunnen sterk variëren, afhankelijk van de gekozen methode. Een van de meest voorkomende oplossingen is software die wordt afgenomen door middel van licenties. Dit betekent dat een bedrijf of organisatie de software koopt en dit gedurende een bepaalde licentieperiode gebruikt. De kosten voor licenties kunnen variëren van enkele tientallen tot duizenden euro’s per jaar, afhankelijk van het aantal gebruikers. Soms is het goedkoper om meteen voor een jaar te betalen. Dan verliest u wel een stukje vrijheid. Kiest u voor maatwerk en laat u software maken op maat van uw onderneming? Dan liggen de kosten voor projectmanagementsoftware uiteraard flink hoger.
Onderhoudskosten voor projectmanagementsoftware
Verder zijn er ook kosten voor onderhoud en updates van de software. Bij het kiezen voor een cloudoplossing krijgt u niet met deze kosten te maken, de onderhoudskosten zijn dan voor de softwareleverancier. Als u kiest voor maatwerk dient u deze kosten wel te dragen. Deze kunnen soms flink oplopen. Bedrijven moeten deze kosten in overweging nemen bij het bepalen van hun budget voor projectmanagementsoftware.
Implementatiekosten voor projectmanagementsoftware
Naast licentie- en onderhoudskosten, zijn er ook kosten voor de implementatie van de software. Dit kan variëren van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s, afhankelijk van wat er moet gebeuren. Deze kosten kunnen bestaan uit de kosten voor de configuratie van de software, de opleiding van gebruikers en de integratie met andere systemen.
Een andere kostenpost die vaak wordt vergeten, zijn de kosten voor opleiding en ondersteuning. De implementatie moet namelijk ook op personeelsniveau gebeuren. Dit kan variëren van het opstellen en ter beschikking stellen van een eenvoudige handleiding tot een training op de bedrijfslocatie. Uiteraard beïnvloedt dit ook het kostenplaatje. Ook met de kosten voor technische ondersteuning, zoals hotlines en online hulp, wordt vaak onvoldoende rekening gehouden.
Gratis projectmanagementsoftware als alternatief
Er zijn ook gratis oplossingen, ook wel open-source projectmanagementsoftware genoemd, beschikbaar. Gratis projectmanagementsoftware kan een goede optie zijn voor kleinere bedrijven of projecten met beperkte budgetten. Echter, deze software kan beperktere functionaliteiten hebben en kan minder geschikt zijn voor grotere of complexere projecten. Bovendien krijgt u dan nog steeds te maken met bijvoorbeeld implementatiekosten.
Conclusie
De kosten voor projectmanagementsoftware kunnen sterk variëren, afhankelijk van de gekozen oplossing en de manier waarop deze wordt aangeschaft. Bedrijven moeten rekening houden met de kosten voor licenties, onderhoud, implementatie, opleiding en ondersteuning bij het bepalen van hun budget voor projectmanagementsoftware. Het is belangrijk om te onthouden dat de juiste software kiezen voor uw bedrijf of organisatie, kan leiden tot efficiëntere projecten en een betere ROI op de lange termijn. Het is dus niet alleen een kwestie van kosten, maar ook van baten. En ook dat moet uiteraard meespelen bij het maken van een keuze.
