Je kan je tijdregistratie in Excel voeren of je kan tijdregistratiesoftware gebruiken. Stuk voor stuk hebben ze hun eigen voor- en nadelen die we graag even voor je toelichten. Vooral voor beginnende en kleine zelfstandigen kan Excel al eens volstaan, maar over het algemeen zal het toch interessanter zijn om tijdregistratiesoftware te gebruiken.
Voordelen van tijdregistratie in Excel
Het grote voordeel van tijdregistratie in Excel is natuurlijk dat je geen software moet aanschaffen. Elke professional heeft Excel wel op z’n pc staan en ook voor de smartphone of tablet zijn er gratis oplossingen te vinden. Eventueel kan je zelfs een online spreadsheet zoals Google Spreadsheet gebruiken. Daarnaast kost het weinig werk om je tijdregistratie op te zetten, want er zijn talloze sjablonen te vinden. Toch behoud je natuurlijk de mogelijkheid om het naar wens aan te passen door bijvoorbeeld tabbladen, onderdelen en beschrijvingen toe te voegen.
Nadelen van tijdregistratie in Excel
Veel starters maken aanvankelijk gebruik van Excel, maar lopen later tegen een aantal problemen aan. Vooral wanneer je bedrijf snel groeit wordt het allemaal toch erg complex. Je zal steeds meer werkbladen aan elkaar moeten koppelen en steeds ingewikkeldere formules moeten uitwerken.
Bovendien verlies je dan al snel het overzicht en ben je veel te veel tijd kwijt aan je tijdregistratie. Tijd die je liever elders zou aan spenderen. Daarnaast toont de praktijk ook aan dat naarmate het aantal opdrachtgevers toeneemt ook het risico op fouten dat doet. In tegenstelling tot bij tijdregistratiesoftware zijn er immers geen foutmeldingen of statistiekenpagina’s die je wijzen op missende uren. Hierdoor loop je misschien wel inkomsten mis!
Voordelen van tijdregistratiesoftware
Wanneer je met bovenstaande nadelen te maken krijgt, is tijdregistratiesoftware een ideaal alternatief. Tijdregistratiesoftware is vaak al voor enkele euro’s per maand beschikbaar en maakt het bijhouden van de uren veel eenvoudiger, zeker wanneer je verschillende opdrachtgevers hebt. Daarnaast is tijdregistratiesoftware heel nauwkeurig, omdat je verschillende timers kan gebruiken. Het registreren gaat heel eenvoudig want een enkele druk op de knop volstaat, waardoor je niet tegen een moeilijke administratie of complexe formules aanloopt. Zeker wanneer de tijdregistratiesoftware met een eigen app komt, is dat het geval.
Een ander voordeel van tijdregistratiesoftware is dat je het eenvoudig kan koppelen aan andere softwaresystemen. Denk bijvoorbeeld aan het doorsturen van de gewerkte tijden naar het facturatieprogramma en zo naar de boekhoudsoftware. De gerealiseerde tijdbesparing loopt hierdoor verder op.
Ten slotte helpt tijdregistratiesoftware het overzicht te bewaren. Je kan de productiviteit tot in detail analyseren waardoor het eenvoudiger is om de winstgevendheid van een project na te gaan. Hierdoor kan je realistischere offertes opstellen of je prijzen bijstellen.
Nadelen van tijdregistratiesoftware
Het grootste nadeel van tijdregistratiesoftware is natuurlijk dat het niet gratis is. Soms kost het opzetten en configureren ook wel wat tijd, maar dat kan je uiteraard ook van een spreadsheet zeggen. Ten slotte moet je meestal over een internetverbinding beschikken om de tijdregistratiesoftware te gebruiken, maar er zijn ook applicaties die je offline kan gebruiken.