Tips om projecten beter te beheersen en problemen te voorkomen

Er zijn talloze redenen waarom een project mislukt en ze hebben heus niet altijd te maken met een slecht eindresultaat. Ook bij een goed eindresultaat kan een project mislukt zijn, zeker wanneer er te veel tijd naar het project ging of het project op het einde van de rit verlieslatend is. Daarom is het heel belangrijk om het project voldoende te beheersen. Er zijn verschillende manieren waarop dit kan worden gedaan.

Project goed voorbereiden

Een goed project begint altijd met een goede voorbereiding. Hierbij wordt een concreet plan opgezet om van het projectplan naar een projectresultaat te bewegen. Alle noodzakelijke stappen zijn daarin weergegeven, net zoals projecties over de benodigde tijd en het benodigd budget. Dit maakt het veel eenvoudiger om te waken over overschrijdingen, zeker wanneer verschillende personen tegelijkertijd aan een project werken. Met de juiste projectmanagementtools zorgt u nog eenvoudiger voor een goede voorbereiding. Vergelijk projectmanagementtools en vraag gratis proefaccounts aan.

Tijdregistratiesoftware gebruiken

De prijs van perfectie is gigantisch hoog. Dat bleek al in 1904 toen de econoom Vilfredo Pareto zijn Pareto-principe beschreef. Dit principe blijkt ook heel goed te kloppen voor de tijdsbesteding: op ongeveer 20% van de totale benodigde tijd wordt 80% van het resultaat bereikt. De laatste loodjes wegen dus het zwaarst door op de tijdsbesteding. Als u een raket ontwerpt die mensen naar de maan moet brengen, snappen we heus wel dat u voor perfectie gaat. Maar meestal is minder gewoon voldoende.

Maak daarom gebruik van een tijdregistratiesysteem en voorkom dat u de ingeplande tijd nodeloos overschrijdt met allerlei details die er eigenlijk niet toe doen. Vergelijk tijdregistratiesoftware en maak gebruik van uitgebreide rapportages om de tijdsbesteding gedetailleerd te monitoren.

Evalueren en bijsturen

Wordt er een overschrijding opgemerkt? Dan is het tijd om alles even onder de loep te nemen en de oorzaken uit te pluizen. Zo is het soms nog steeds mogelijk om bij te sturen en om eventueel met budgetten te schuiven. Of om even een hulplijn in te roepen. Andere keren is dat niet mogelijk en moet er naar oorzaken worden gezocht. Zo kan het bijvoorbeeld dat er aanvankelijk fouten zijn gemaakt bij het inplannen van het project. Daar valt dan niks meer aan te doen. Toch wil dat niet zeggen dat u zo’n zaken zonder meer moet slikken. Neem het zeker mee naar volgende projecten zodat u dezelfde fouten niet nogmaals maakt.

Organisatie, rollen en verantwoordelijkheden vastleggen

Het zou niet correct zijn om enkel maar de projecttijd en het budget te bewaken. Ook de kwaliteit en de beschikbare informatie moeten beheerst worden. En dat alles gaat enkel lukken als u zich goed organiseert. Het gaat daarbij niet alleen om het gebruik van de juiste tools, maar ook om het toekennen van de juiste rollen en verantwoordelijkheden. Enkel met een goede organisatie waarin iedereen duidelijke rollen en functies heeft, is het mogelijk om efficiënt te werken en aan alle projectvoorwaarden te blijven voldoen.

Projectmanagementmethode gebruiken

Laat het duidelijk zijn dat er veel zaken zijn waarop moet worden gelet. Natuurlijk is het mogelijk om zelf een goede werkmethode te bedenken, maar er zijn talloze uitstekende projectmanagementmethoden ontwikkeld waardoor het mogelijk is om zo efficiënt mogelijk in de richting van het projectresultaat te evolueren en daarbij voortdurend tijd, budget en kwaliteit te beheersen. Verdiep u daarom in de wereld van projectmanagementmethoden en kies voor projectmanagementsoftware die bij uw keuze aansluit.

10-november-2020|Blog, Projectmanagement|

Leave A Comment