In de digitale wereld van vandaag vertrouwen steeds meer bedrijven op online boekhoud- en facturatiesoftware om hun financiële administratie te beheren. En gelijk hebben ze, want deze tools bieden tal van voordelen, zoals tijdsbesparing, efficiëntie en gemak. Echter, het gebruik van online software brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee. Om uw gevoelige bedrijfs- en klantinformatie te beschermen, is het essentieel om de juiste veiligheidsmaatregelen te treffen.
Betrouwbare en gerenommeerde software
De eerste stap naar veilig gebruik van online boekhoud- en facturatiesoftware is het kiezen van een betrouwbare en gerenommeerde leverancier. Niet alle software is even goed of veilig. Sommige platforms bieden meer beveiligingsfuncties en veiliger gegevensbeheer dan andere. Het is belangrijk om te kiezen voor software die voldoet aan de geldende regelgeving, zoals de GDPR in Europa, en die gebruikmaakt van sterke encryptie om uw gegevens te beschermen. De op deze website weergegeven software is onder andere op basis van dit criterium geselecteerd.
Kijk ook naar de certificeringen en beveiligingsnormen van de softwareleverancier. Platformen die ISO 27001-gecertificeerd zijn voldoen aan strikte normen op het gebied van informatiebeveiliging. Lees ook recensies en vraag naar ervaringen van andere gebruikers om een goed beeld te krijgen van de veiligheid en betrouwbaarheid van de software die u overweegt te gebruiken.
Sterke, unieke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie
Een van de meest voorkomende zwakke punten in de beveiliging van online accounts is het gebruik van zwakke of reeds eerder gebruikte wachtwoorden. Het is dan ook erg belangrijk om sterke, unieke wachtwoorden te gebruiken voor uw boekhoud- en facturatiesoftware. Vermijd eenvoudige wachtwoorden, zoals ‘123456’ of ‘wachtwoord’, en kies in de plaats daarvan voor een combinatie van letters, cijfers en speciale tekens die moeilijk te raden zijn.
Daarnaast is het sterk aan te raden om tweefactorauthenticatie (2FA) in te schakelen. Met 2FA wordt naast het wachtwoord nog een tweede vorm van verificatie gevraagd, zoals een code die naar uw telefoon wordt gestuurd of die verschijnt in een verificatie-app (bv. Google Authenticator). Dit voegt een extra beveiligingslaag toe, waardoor het voor onbevoegden moeilijker wordt om toegang te krijgen tot uw account, zelfs als zij uw wachtwoord kennen.
Software-updates tijdig uitvoeren
Softwareleveranciers brengen regelmatig updates uit om nieuwe functies toe te voegen en beveiligingslekken te dichten. Bij software in de cloud wordt dit voor u gedaan. Indien u zelf de update dient uit te voeren, is het belangrijk om dit zo snel mogelijk te doen. Verouderde software kan kwetsbaarheden bevatten die door cybercriminelen kunnen worden misbruikt. Zorg ervoor dat u uw boekhoud- en facturatiesoftware altijd up-to-date houdt en stel indien mogelijk automatische updates in om ervoor te zorgen dat u altijd de nieuwste beveiligingspatches hebt.
Door regelmatige updates uit te voeren, verkleint u het risico op beveiligingsproblemen aanzienlijk. Vergeet ook niet om de andere software en besturingssystemen op uw apparaten te updaten, aangezien kwetsbaarheden in deze systemen eveneens een risico kunnen vormen voor de beveiliging van uw online boekhouding.
Beperk toegangsrechten en monitor activiteit
Het is belangrijk om goed na te denken over wie binnen uw organisatie toegang heeft tot uw boekhoud- en facturatiesoftware. Beperk de toegangsrechten tot alleen diegenen die deze echt nodig hebben. Dit principe, ook wel bekend als ‘least privilege’, minimaliseert het risico dat gevoelige gegevens per ongeluk worden gewijzigd of dat onbevoegde personen toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie. De meeste boekhoud- en facturatiesoftware biedt functies voor het bijhouden van logbestanden en activiteitenrapporten. Door deze regelmatig te controleren, kunt u verdachte activiteiten snel opsporen en direct actie ondernemen.
