Het gebruik van projectmanagementsoftware en projectmanagementtools wordt voortdurend aanbevolen. Er zouden namelijk allerlei voordelen aan verbonden zijn. Toch kan projectmanagementsoftware niet alle risico’s wegnemen en kunnen er nog steeds onverwachte gebeurtenissen optreden. Maar waarom is projectmanagement dan zo belangrijk en welke voordelen heeft het ons te bieden? We leggen het voor u uit.
Projectdoelstellingen behalen
Projectmanagement is routine brengen in iets wat u nog nooit eerder heeft gedaan. Dit wil zeggen dat u, ondanks het feit dat een project helemaal nieuw is en u gegarandeerd voor verrassingen komt te staan, een vast stramien heeft om het project tot een goed einde te brengen. Daarbij blijft u bij voorkeur binnen de lijnen van de doelstellingen, het budget en de beschikbare tijd.
We mogen niet vergeten dat ruim 39% van de projecten louter falen wegens het ontbreken van een goed projectmanagement. Zonder projectmanagement hypothekeert u met andere woorden uw eigen slagingskansen. Zonder projectmanagement is alles vaak giswerk en weet u vooraf niet hoe u het resultaat zult bereiken, terwijl u veel tijd verdoet aan de voorbereiding. Dit wil echter niet zeggen dat u met projectmanagement niet langer met risico’s of onverwachte wendingen te maken krijgt, maar enkel dat u er beter op bent voorbereid en ze beter te beheersen zijn. En dat kan wel degelijk het verschil betekenen tussen een geslaagd of een gefaald project.
Deadlines halen via projectmanagement
Veel projecten worden te laat opgeleverd. Zelfs bij goed projectmanagement kan het gebeuren dat deadlines worden overschreden. Dit risico wordt hierbij echter beperkt en de tijd wordt beter aangewend. Met behulp van projectmanagement zorgt u er namelijk voor dat taken op het juiste moment worden afgewerkt en dat de beschikbare tijd optimaal wordt gebruikt. Zogenaamde bottlenecks worden tijdig weggewerkt of worden als opportuniteit aangewend om minder cruciale taken af te ronden.
Meer dan 50% van de projecten die niet goed worden gemanaged, ervaren scope creep. Dit wil zeggen dat er onvrijwillig werkzaamheden aan het project worden toegevoegd, terwijl ze niet nodig zijn voor het behalen van het resultaat. Hierdoor moet er onverwacht meer budget worden uitgegeven en komen de deadlines nog meer onder druk te staan. Met dergelijke problemen krijgt u bij goed projectmanagement niet te maken.
ROI van het project verhogen
Er zijn best al veel onderzoeken verschenen en allen tonen ze aan dat een gebrek aan projectmanagement de winstgevendheid van een project aantast. De ROI zou bijvoorbeeld met 10% stijgen en tot 32% van de investering kan verloren gaan bij een gebrek aan projectmanagement. Het behoort tot de verplichtingen van elke onderneming om de winsten te maximaliseren en het maximum te halen uit de interne processen. Dit kan alleen met projectmanagement.
Leren uit het verleden
Wanneer u projectmanagementsoftware gebruikt en informatie over eerdere projecten bijhoudt, heeft u een ongelofelijk handige bron van informatie. Natuurlijk is geen enkel project identiek, maar dan nog zijn projecten vaak vergelijkbaar. U kunt dan ook leren over welke processen al dan niet werken en welk budget of welke tijd al dan niet realistisch is. Hierdoor kunt u gerichter en eerlijker met de opdrachtgever communiceren. Aantoonbare ervaring met eerdere soortgelijke projecten is vaak ook doorslaggevend bij het binnenhalen van een klant.
