Als ondernemer moet u niet alleen tijdig een factuur opmaken, bovendien bent u soms ook verplicht om de klant een factuur te bezorgen. Voor zakelijke klanten is dit de stelregel, terwijl het in principe niet moet voor particulieren. Op deze algemene regel bestaan er echter veel uitzonderingen.
Enkel verplicht bij zakelijke klanten
Bij zakelijke klanten moet u in principe steeds een factuur uitreiken. Bij particulieren bestaat er geen algemene verplichting: hier moet u in principe geen factuur uitreiken als de klant de goederen en diensten enkel voor privédoeleinden zal gebruiken. Bij goederen of diensten die de klant zowel privé als beroepsmatig gebruikt, zoals een auto, moet er wel steeds een factuur worden gemaakt. Ook als u een webshop heeft, moet u in principe geen factuur uitreiken. U moet dan wel een bestelbevestiging afleveren.
Anderzijds bent u verplicht om een factuur uit te reiken telkens wanneer een particuliere klant daarom vraagt. Eventueel mag u daarvoor administratiekosten aanrekenen. Deze administratiekosten dient u dan op de factuur te vermelden en hierop dient u ook btw aan te rekenen.
Soms niet verplicht om factuur te maken
Op deze algemene regel bestaat er een uitzondering waarbij u alsnog geen factuur moet uitreiken of opmaken. Het gaat dan om handelingen die van de btw zijn vrijgesteld. Een voorbeeld hiervan is de verhuur van een appartement aan een particulier. Hierop moet u geen btw aanrekenen en u moet niet maandelijks een factuur opmaken, ook niet als de huurder daarom zou vragen. Het staat u echter wel vrij om vrijwillig een factuur op te maken en uit te reiken. Artikel 44 van het btw-wetboek bevat een uitgebreide lijst met uitzonderingen, waaronder de verhuur van safeloketten, de uitgave van letterkundige werken, weddenschappen en de levering van postzegels.
Uitzonderingen waarbij u altijd een factuur moet opmaken
Vervolgens bevat het btw-wetboek een lijst met uitzonderingen waarbij u steeds verplicht bent om een factuur uit te reiken. In tegenstelling tot voorgaande groep met uitzonderingen is deze lijst niet terug te vinden in een enkel uitzonderingsartikel, maar zijn ze verspreid doorheen het btw-wetboek opgenomen. Het gaat om volgende uitzonderingen:
- De verkoop door groothandelaars (ook als de klant een particulier is en er niet om verzoekt)
- De verkoop van goederen aan iemand die er zelf handel in drijft (bv. de verkoop van een aantal bakken bier aan een caféhouder in de buurt, ongeacht of het duidelijk is of hij ze al dan niet in zijn café zal gebruiken)
- De verkoop van nieuwe gebouwen
- De verkoop van auto’s of voertuigen, ongeacht of ze nieuw of tweedehands zijn. Dit geldt eveneens voor andere voertuigen zoals vaartuigen of vliegtuigen
- De verkoop van onderdelen van auto’s, vaar- en vliegtuigen, met inbegrip van de herstellingen daaraan. De prijs moet dan wel meer dan 125 euro (incl. btw) bedragen
- Elke verkoop op afbetaling
- De verkoop van grote hoeveelheden waarvan mag worden aangenomen dat ze niet voor privégebruik zijn bestemd (bv. een consument koopt 500 pakken toiletpapier)
- Diensten van verhuizing of meubelbewaring (ook aan particulieren)
- Leveringen aan ambassades, diplomaten en internationale instellingen.
Met facturatiesoftware is het zo gedaan
Zelfs wanneer u normaal enkel aan particulieren verkoopt, kunt u verplicht zijn om facturen uit te reiken. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een diplomaat in uw supermarkt langskomt, maar ook wanneer een particulier wel heel veel dezelfde producten aankoopt. Als u facturatiesoftware gebruikt, is het maken van een factuur meteen gedaan.
