In principe bent u als zelfstandige verplicht om een dubbele boekhouding te voeren. Dat wil zeggen dat elke verrichting ook een tegenverrichting kent, zoals de ontvangst van een geldsom of de betaling ervan. Alle transacties worden dan dubbel geboekt, wat een veel gedetailleerder inzicht biedt in uw onderneming. Dat maakt het voeren van uw boekhouding echter wel een stuk ingewikkelder, waardoor u misschien liever een vereenvoudigde boekhouding voert. Onder welke voorwaarden is dat toegestaan?
Wat is de vereenvoudigde boekhouding?
Bij een vereenvoudigde boekhouding moeten er slechts drie dagboeken worden bijgehouden waarin zonder uitstel en naar tijdsorde de verrichtingen moeten worden ingeschreven. Het gaat over:
- Een aankoopboek waarin de aankoopfacturen en ontvangen kastickets en creditnota’s staan;
- Een verkoopboek waarin de verkoopfacturen, onttrekkingen in natura en uitgaande kastickets en creditnota’s staan;
- Een financieel dagboek met de contantwijzigingen en bankverrichtingen (kasboek en bankboek).
Daarnaast moet er jaarlijks een inventaris worden opgesteld met de voorraden, rechten, vorderingen en schulden.
Wie mag een vereenvoudigde boekhouding voeren?
Het voeren van een vereenvoudigde boekhouding is toegestaan voor handelaars-natuurlijke personen in hoofdberoep of bijberoep. Voor vennootschappen zoals de bv of nv is een vereenvoudigde boekhouding niet toegestaan. Zij moeten met andere woorden altijd dubbel boekhouden.
Bovendien mag de vereenvoudigde boekhouding alleen bij een beperkte omzet. De omzet over het laatste boekjaar mag dan niet meer bedragen dan 500.000 euro (excl. btw). Let wel op bij de berekening van de omzet over het laatste boekjaar, want wanneer het boekjaar geen volledig jaar duurde moet de omzet worden omgezet naar een periode van twaalf maanden. Vooral voor beginnende vennootschappen is dit niet onbelangrijk. Zij mogen in hun eerste jaar overigens de omzet te goeder trouw schatten en op basis van die schatting een vereenvoudigde boekhouding voeren.
Weet wel dat sommige sectoren expliciet zijn uitgesloten van het recht om een vereenvoudigde boekhouding te voeren. Dat is onder andere het geval voor de financiële sector. Daarnaast is de omzetgrens in andere sectoren dan weer verhoogd, zoals voor pomphouders (620.000 euro excl. btw).
Voordelen en nadelen van vereenvoudigde boekhouding
Een vereenvoudigde boekhouding kent een aantal voordelen. Zo is het gewoon veel eenvoudiger uit te voeren en bent u vaak goedkoper af, ongeacht of u nu een beroep doet op een boekhouder of een boekhoudprogramma gebruikt.
Toch zijn de nadelen van een vereenvoudigde boekhouding niet min. In de eerste plaats is het veel moeilijker om inzicht te verkrijgen in uw bedrijfsresultaten, waardoor u minder eenvoudig bijstuurt of moeilijker investeerders aantrekt. Daarnaast is enkel een dubbele boekhouding een sluitend bewijs. Bij een juridisch geschil met de fiscus is het dan aan de fiscus om aan te tonen waarom uw administratie niet sluitend is, terwijl het bij een enkele boekhouding aan u is om met de nodige bewijzen op de proppen te komen. Door deze bewijsrechtelijke problemen trekt u met een enkele boekhouding sneller aan het kortste eind.
