Ontvangt u van uw leverancier een factuur waar u het niet helemaal mee eens bent? Dan is het belangrijk om zo’n factuur te protesteren. U geeft dan duidelijk aan waarom u het hier niet mee eens bent. Wanneer u niets doet of de factuur in uw boekhouding verwerkt, kan een rechter oordelen dat u stilzwijgend toch akkoord ging en alsnog moet betalen.
Onderscheid tussen particulieren en handelaren
Bij particulieren is het protesteren van facturen niet zo gewoon. De algemene regel is uiteindelijk dat er geen rechtsgevolgen zijn gekoppeld aan facturen. Dat wil zeggen dat er altijd een schriftelijke overeenkomst moet zijn bij een overeenkomst met een waarde van 375 euro of meer. Enkel bij een lagere factuurwaarde zou de leverancier het ontvangst en niet-protesteren van een factuur als bewijs kunnen aanhalen. Vanaf 1 november 2020 komt hier evenwel verandering in omdat de drempel onder het nieuw bewijsrecht naar 3.500 euro wordt verhoogd.
Hoe dan ook is het niet onlogisch dat beginnende zelfstandigen nog nooit in hun leven een factuur hebben geprotesteerd. Toch is het heel belangrijk dat ze dat doen, omdat bovenstaande drempel voor hen helemaal niet geldt. Elke aanvaarde factuur kan het bewijs leveren van de overeenkomst. Niet protesteren wil (vaak) ook betalen zeggen.
Wanneer de factuur protesteren?
Wanneer een factuur niet tijdig wordt geprotesteerd, kan dit als een stilzwijgende aanvaarding worden beschouwd. Wat al dan niet tijdig is, is afhankelijk van de factoren. Bij een grote levering heeft u al meer tijd nodig om het een en ander te controleren. Een week wordt vrijwel altijd als tijdig beschouwd, maar een maand is vaak al te lang. Zo snel mogelijk protesteren is dan ook de boodschap.
Hoe een factuur protesteren?
Protesteren doet u altijd schriftelijk. Uiteindelijk moet u kunnen bewijzen dat u de factuur protesteerde. Wees bovendien altijd concreet en zorg dat er geen twijfels kunnen bestaan. Geef daarom aan:
- Welke factuur u protesteert: benoem het nummer van de factuur en voeg eventueel een kopie toe
- Wat u protesteert: dit kan gaan van een aantal, een bedrag tot een specifieke voorwaarde die op de factuur staat
- Wat volgens u wel correct is
- De bijhorende argumentatie
Vergeet niet om de protestbrief te dateren, uw gegevens erop te noteren en ook uw handtekening op de protestbrief te plaatsen. Het kan hierbij interessant zijn om de protestbrief aangetekend te verzenden.
Alleen protesteren is niet voldoende
Zelfs bij een geprotesteerde factuur kan er nog steeds sprake zijn van aanvaarding. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer de factuur wel al in de boekhouding is verwerkt. Want wie boekt er nu een onrechtmatige factuur in? Dat is bijvoorbeeld ook het geval als u in een mail wel hebt aangegeven dat een deel van de factuur juist is. Dan kunt u ten aanzien van dat onderdeel van de factuur ook niet zomaar protesteren. Bij de communicatie over zo’n geprotesteerde facturen is het dan ook altijd aangeraden om de woorden goed te wikken en te wegen. Spreek bijvoorbeeld niet over het “verschuldigd bedrag” maar over een “ongeoorloofde vordering”. Wees hier consequent in.
