Wat betekent de btw-vrijstellingsregeling voor mijn facturen en boekhouding?

De btw-vrijstellingsregeling verlicht de administratieve druk. Hoewel er ook nadelen aan verbonden zijn, zoals de onmogelijkheid om btw te recupereren, is dat voordeel voor veel ondernemers doorslaggevend. De voorwaarde is natuurlijk dat uw facturatie- en boekhoudsoftware daar ook moeiteloos mee overweg kan. We leggen het een en ander voor u uit.

Wat is de btw-vrijstellingsregeling?

De administratieve druk op kleinschalige ondernemers is groot. Om ondernemers tegemoet te komen zijn er verschillende maatregelen om de administratieve druk te beperken. Een voorbeeld daarvan is de btw-vrijstellingsregeling. Die regeling houdt in dat u als ondernemer vrijgesteld bent van de meeste btw-verplichtingen. In tegenstelling tot wat de meeste ondernemers denken, is het dus geen algemene vrijstelling.

Vrijgesteld vanNiet vrijgesteld van
·         Het aanrekenen van btw aan klanten (particulier of ondernemer)

·         Het doorstorten van btw aan de FOD Financiën

·         Het indienen van periodieke aangiften

·         Het in aftrek brengen van btw van leveranciers (wel als kost in te boeken)

·         De verplichting om het btw-nummer aan te vragen en te vermelden

·         Het jaarlijks indienen van de klantenlisting

·         Het indienen van de opgave van intracommunautaire handelingen

·         Eventueel een bijzondere aangifte indienen wanneer u een goed of dienst hebt ontvangen waarvoor u de btw moet voldoen

De andere boekhoudkundige verplichtingen, zoals het bijhouden van een dagboek van ontvangsten of het nummeren van de facturen, blijven uiteraard van toepassing.

Wie kan de btw-vrijstellingsregeling genieten?

Hoewel de btw-vrijstellingsregeling vaak door starters wordt gebruikt, is het hier niet toe beperkt. In principe kan iedere ondernemer die aan de voorwaarden voldoet een aanvraag indienen om onder de btw-vrijstellingsregeling te vallen. Slechts enkele handelingen zijn hiervan uitgesloten, zoals vissers die hun vangst leveren in de gemeentelijke vismijnen. Vereist is bovendien dat de omzet beperkt is tot maximaal 25.000 (excl. btw) euro over het kalenderjaar. De omschakeling moet bovendien tijdig worden aangevraagd. Hierbij zijn er twee omschakelmomenten voorzien:

  • Vanaf 1 juli: aanvraag bij het bevoegd KMO-team indienen voor 1 juni
  • Vanaf 1 januari: aanvraag bij het bevoegd KMO-team indienen voor 15 december

Gevolgen voor de facturatie

Op uw factuur brengt u geen btw in rekening. U mag dus niet onterecht aangeven dat het btw-tarief 0% bedraagt, maar brengt dus enkel geen btw in rekening. Wel moet u aangeven waarom u dat doet. Op uw factuur noteert u dan ook duidelijk de vermelding “Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”. Als u liever niet laat weten dat u een beperkte omzet hebt, kunt u ook “vrijgesteld van btw” noteren. De goede verstaander zal dat er natuurlijk wel zelf uit afleiden.

Als u facturatiesoftware gebruikt, moet u eventueel uw facturen aanpassen. Toch zijn er ook veel facturatietools die er automatisch voor zorgen dat u aan deze verplichtingen voldoet. Vaak hoeft u dan enkel even aan te geven dat u onder de btw-vrijstellingsregeling valt. Vergelijk facturatiesoftware en maak snel een correcte factuur aan.

Gevolgen voor de boekhouding

Boekhoudkundig komen uw facturen gewoon bij de omzet terecht en hoeft u dus geen btw-aangiften meer in te dienen. Enkel de jaarlijkse klantenlisting en de intracommunautaire opgave blijven een verplichting. Btw op inkomende facturen mag u anderzijds niet via de btw-aangifte terugvorderen. De volledige factuur, inclusief de btw, is dan wel een kost en is aftrekbaar van de fiscale winst.

Hier doet een goed boekhoudprogramma het allemaal automatisch. En ook hier hoeft u vaak niets meer te doen dan aan te geven dat u onder de btw-vrijstellingsregeling valt. Vind een boekhoudprogramma en laat de klantenlisting en intracommunautaire opgave automatisch genereren.

26-juni-2020|Blog, Boekhouding, Facturatie|