Franchiseformules zijn vaak bijzonder complex, zeker wanneer de omzet bepalend is voor de te betalen fee. Daarom is het niet onlogisch dat er afspraken worden gemaakt over afschrijvings- en waarderingsmethodes of over de te gebruiken boekhoudsoftware. We leggen het een en ander voor u uit.
Franchiseorganisaties en het voeren van een boekhouding
Bij een franchiseorganisatie gaan twee partijen, de franchisegever en de franchisenemer, een intense samenwerking met elkaar aan. Hoewel het juridisch gezien om twee verschillende ondernemingen gaat, komt men onder eenzelfde merknaam naar buiten en kan de franchiseovereenkomst ervoor zorgen dat ze in de praktijk nauw met elkaar verweven zijn. Dit heeft ook gevolgen voor de software die wordt gebruikt.
Bij franchiseorganisaties is het van essentieel belang dat er een sterk gemeenschappelijk fundament is waarop de franchisegever en de franchisenemer kunnen bouwen. Dit houdt in dat er enigszins samenhang moet bestaan tussen de gebruikte systemen en processen. Onderling overleg over welke systemen en software zal worden gebruikt, is dan ook heel belangrijk. Vaak is het zo dat afspraken over de manier waarop de boekhouding moet worden gevoerd en de inventaris moet worden gewaardeerd zelfs al in de franchiseovereenkomst zijn vastgelegd. Tevens is het belangrijk dat informatie vlot kan worden uitgewisseld. Dit alles heeft natuurlijk gevolgen voor de te gebruiken boekhoudsoftware.
Bijzondere eisen ten aanzien van boekhoudsoftware
Een aanrader is boekhoudsoftware waarbij de administratie van franchisenemers kan worden ingekeken, eventueel met beperkte rechten. De administratie moet dan per vestiging toegankelijk zijn. In een ideaal geval is er volledige transparantie over dergelijke raadplegingen zodat franchisenemers weten wie wanneer hun administratie heeft ingekeken.
Voor de franchisegever is automatisering belangrijk. Vaak zijn er talloze franchisenemers en is het opvolgen daarvan tijdrovend. Zeker als de verschuldigde fee afhankelijk is van de omzet van de franchisenemer brengt dit heel wat controles en acties met zich mee. Daarom is het aangeraden om te kiezen voor administratiesoftware waarbij veel taken kunnen worden geautomatiseerd. Dit kan zelfs zo ver gaan dat ook de facturen automatisch worden opgesteld, enkel nog even een controle is nodig en vervolgens wordt het correct in de boekhouding verwerkt.
Realiseer u dat franchiseorganisaties de neiging hebben om snel te groeien en te veranderen. Zonder dat er veel eigen vermogen nodig is, kunnen steeds meer franchisenemers van uw merkbekendheid profiteren. Dit betekent dat de software ook eenvoudig schaalbaar moet zijn. Denk daarom nu al na over eventuele integraties die u momenteel nog niet nodig heeft, maar die op termijn nuttig kunnen zijn. Het is beter dat u alles later kunt opschalen dan dat u dan naar een andere leverancier moet overstappen.
Tip: de boekhoudsoftware van Exact Online
U merkt dat lang niet alle boekhoudsoftware even goed geschikt is voor franchiseorganisaties. Een voorbeeld van goede boekhoudsoftware voor een franchiseorganisatie is Exact Online. Bij Exact Online kunt u eenvoudig schakelen tussen de administratie van verschillende vestigingen en rekent u op een boekhoudrobot die veel taken automatiseert. De slimme tools gaan daarbij heel ver. Tevens staat Exact Online samenwerken online toe en rekent u er op meer dan 220 integraties die het geheel uiterst schaalbaar houden.
Lees hier meer over de boekhoudsoftware van Exact Online of vraag een gratis proefaccount aan.
