Sommige boekhoud- en facturatieprogramma’s zijn in staat om zogenaamde incasso- en excassobestanden aan te maken. Via deze bestanden geeft u digitale opdrachten door aan de bank en hoeft u niet langer manuele verrichtingen uit te voeren. Voor deze digitale opdrachten gebruiken we het zogenaamde XML-formaat. Hieronder leggen we het een en ander uit en leest u over de voordelen van dergelijke XML-bestanden.
Digitale opdrachten doorgeven aan de bank
Binnen de zogenaamde SEPA-zone is het automatisch uitvoeren van betalingen gestandaardiseerd. Hiervoor kan handmatig een verzoek worden ingediend bij de bank. Sommige boekhoud- en facturatieprogramma’s maken het echter mogelijk om zo’n verzoek ook digitaal aan te leveren. Daarvoor werd er een standaard ontworpen die door de bank wordt ingelezen. Het gaat om zogenaamde XML PAIN-bestanden.
XML PAIN-bestanden zijn digitale bestanden met een bijzondere indeling die door de bank worden ingelezen. Ze worden bij de bank ingeleverd die er op hun beurt een aantal vervolgacties aankoppelen. We onderscheiden zowel XML PAIN-incassobestanden als -betaalbestanden. Hierbij kan het zowel gaan om een eenmalige betaling als om herhaalde betalingen. Ten slotte is het mogelijk om met een PAIN.001-bestand meteen een verzamelbetaling aan de bank door te geven. Op die manier geeft u in één keer alle te betalen facturen voor die dag aan de bank door.
Bijzondere opbouw van het XML PAIN-bestand
XML, de afkorting van Extensible Markup Language, is een codetaal om documenten te modelleren in een vorm dat ze door systemen kunnen worden ingelezen. Het is speciaal ontworpen om makkelijker te worden gelezen. Het heeft een aantal bijzondere eigenschappen:
- Het bestaat telkens uit een karakterstring
- Alle elementen moeten juist genest zijn
- Ieder document moet 1 root element hebben
- De volgorde is van belang
- Waarden moeten tussen haakjes staan
- In een element is herhaling van attributen niet toegestaan
De structuur voor Europese SEPA-domiciliëringen ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
<?xml version:”1.0” encoding="utf-8" ?> <Document xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns:xsd=http://w3.org/2001/XMLSchema xmlns="urn:iso:std:iso:20022:tech:xsd:pain3.001.001.03"> <CstmrCdtTrfInitn> <GrpHdr> The GroupHeader Block (1 per XML-bestand) </GrpHdr> PaymentInformation Block (batch-level): 1 - ∞ per batch <PmtInf> <CdtTrfTxInf> Transactie 1 </CdtTrfTxInf> <CdtTrfTxInf> Transactie 2 </CdtTrfTxInf> </PmtInf> </CstmrCdtTrfInitn> </Document>
Op basis van bovenstaande structuur kan een XML-bestand oneindig veel transacties doorgeven. Het zelf samenstellen van zo’n XML-bestand kost echter meer tijd dan het handmatig doorgeven van de verschillende transacties. Daarom is het net zo’n hulp als het boekhoudprogramma dat automatisch doet. Sommige banken bieden platformen en documentatie aan om zelf aan de slag te gaan met de ontwikkeling van automatische betaalbestanden. Daarnaast zijn er ook banken die speciale formaatvalidatietools aanbieden waarmee u automatisch bestandsformaten valideert.
Voordelen van incasso- en excassobestanden
Het grote voordeel is natuurlijk tijdbesparing. Door meteen veel transacties door te geven beperkt u het aantal manuele handelingen. Daarnaast beperkt u het risico op fouten. Bovendien staat het een verregaande automatisering toe. Zo hoeft u niet telkens opnieuw handmatig bepaalde transacties aan de dagelijkse export toe te wijzen, maar kunt u bepaalde regels instellen. Hierdoor wordt de betaling van goedgekeurde facturen automatisch aan een exportbestand toegewezen in functie van de vervaldatum van de factuur. Dit resulteert in een mooie cashflowoptimalisatie omdat facturen niet eerder dan nodig worden betaald.
