De controleambtenaar van de btw heeft verregaande rechten bij het controleren van de boekhouding, maar er zijn natuurlijk ook beperkingen. Zo moet de controleambtenaar tijdig actie ondernemen en kan hij jaren later niet alsnog tot een controle overgaan. Daarnaast mag hij niet zomaar uw woning betreden en is hij bijvoorbeeld tot geheimhouding verplicht wanneer hij u om informatie over uw klanten of leveranciers vraagt.
Beperkte controletermijnen voor de btw
In principe bedraagt de controletermijn voor de btw drie jaar. Deze termijn begint te lopen op de laatste dag van het kalenderjaar waarop de btw opeisbaar is geworden. Wanneer de btw bijvoorbeeld op 10 februari 2018 opeisbaar is geworden, kan de controleambtenaar tot en met 31 december 2021 actie ondernemen.
Het is meteen ook de reden waarom starters de eerste twee jaar zelden een controleambtenaar over de vloer krijgen: voor een controleambtenaar, die natuurlijk ook mooie cijfers moet kunnen voorleggen, is het interessanter om langs te gaan bij iemand die toch al minstens drie jaar aan de slag is.
In sommige gevallen bedraagt de controletermijn wel zeven jaar. Dat is het geval als er sprake is van bedrieglijk opzet of wanneer er vanuit een andere Europese lidstaat bepaalde bewijskrachtige gegevens binnenkomen, bijvoorbeeld over belastingaftrekken die onrechtmatig werden toegepast.
Inlichtingen en informatie
Tegenover deze korte controletermijnen staat wel een verregaand controlerecht. Zo mag de controleambtenaar bijvoorbeeld alle boekhoudkundige stukken opvragen en meenemen naar zijn kantoor. Wanneer u een digitale boekhouding voert, heeft hij het recht om de boekhoudkundige stukken te downloaden. De controleambtenaar mag ook de bankuittreksels inkijken en mag zelfs de bank verzoeken om hem de nodige gegevens te bezorgen. In principe moet de controleambtenaar zich hiervoor naar uw hoofdzetel begeven. In de praktijk krijgt u vaak een uitnodiging op het kantoor, waar u zelf de boeken of stukken kan overleggen. U bent vrij om op zo’n uitnodiging in te gaan, maar het is in geen geval een verplichting. Wanneer u niet op zo’n uitnodiging ingaat, moet de controleambtenaar zich zelf tot bij u begeven om er de nodige boeken of stukken in te kijken of op te halen.
Naast de algemene informatie waarnaar de controleambtenaar mag vragen, mag de controleambtenaar ook inlichtingen vragen. Die inlichtingen kan de controleambtenaar aan u vragen, maar ook aan een derde zoals een klant of een leverancier. In dat laatste geval is de controleambtenaar natuurlijk tot geheimhouding gehouden. Dergelijke inlichtingen mag de fiscus enkel vragen om onder andere bepaalde feiten te ondersteunen. De controleambtenaar mag nooit willekeurig inlichtingen vragen om op zoek te gaan naar bepaalde feiten en inbreuken (fishing).
Bezoekrecht van de btw-controleambtenaar
De fiscus kan steeds de ruimten waar economische activiteiten worden uitgeoefend bezoeken en dit op elk tijdstip en zonder voorafgaande verwittiging. Een nachtelijk bezoek of een bezoek tijdens de sluitingsuren is interessant omdat er dan minder mensen aanwezig zijn en het moeilijker is om nog snel documenten of bestanden zoek te maken.
De fiscus mag ook de woning of privéruimten waar een economische activiteit wordt uitgeoefend betreden. Het volstaat bijvoorbeeld dat u er ook al eens naar uw boekhouding kijkt of eens een klant in uw woonkamer ontvangt. Het bezoeken van woonruimten kan echter alleen tussen 5 uur ’s ochtends en 21 uur ’s avonds en met een machtiging van de politierechter. Die regel is er niet alleen voor de controleambtenaar, maar geldt bij alle invallen (behalve bij terreurzaken). In de praktijk moeten er dus al ernstige aanwijzingen zijn. Meestal zal men dan ’s ochtends vroeg, stipt om 5 uur, tegelijkertijd in zowel de bedrijfsruimten als in de woonruimte “binnenvallen” om te voorkomen dat er nog ergens snel informatie wordt verdoezeld.
Indien men bijvoorbeeld vroeger zou binnenvallen in een bedrijfsruimte dan in de woonruimte, dan zou men de familie nog kunnen verwittigen om bepaalde documenten in de privéwoning weg te werken. Later op de dag is het dan weer niet zeker waar iedereen zich bevindt of wordt het te druk in de bedrijfsmatige ruimten. Bovenstaande is bijvoorbeeld ook wat bij Operatie Propere Handen (of Operatie Zero) gebeurde, toen men stipt om 05:00 uur op 44 locaties tegelijkertijd binnenviel. Laten we uiteraard hopen dat het bij u zover niet hoeft te komen en u zich netjes aan alle regels houdt.
