In de horeca zijn het vaak lange dagen waarbij u van keuken naar kassa holt, terwijl u zowel tevreden als ontevreden klanten met de glimlach moet bedienen. Het is dan ook helemaal niet onlogisch dat u geen tijd heeft voor uw administratie en graag alles netjes bijhoudt. Goede software kan aan dat doel bijdragen. Hieronder leggen we uit welke software onmisbaar is voor een hedendaags restaurant.
Kassasysteemsoftware
Als restaurant moet u over een witte kassa beschikken dus een gedateerd exemplaar is sowieso geen goed idee. Goede kassasysteemsoftware is in elk geval onmisbaar, want dit is toch nog steeds de plek waar al het geld in uw zaak samenkomt. Met een goed kassasysteem kunt u eenvoudig afrekenen en ontstaat er geen verwarring. Bovendien steekt u het personeel gewoon een tablet in de hand om meteen af te rekenen zonder dat iedereen ook effectief naar de kassa moet wandelen. Goede kassasysteemsoftware doet overigens nog veel meer dan dat en communiceert gewoon met uw boekhoudsoftware, waarna alles automatisch boekhoudkundig wordt verwerkt.
Waarop letten? Geef de voorkeur aan kassasysteemsoftware waarmee u ook bestellingen kunt opnemen. Het zaalpersoneel communiceert dan via het kassasysteem met het personeel in de keuken of achter de bar. Bovendien hebben geplaatste bestellingen meteen een impact op de kassasysteemsoftware, waardoor u nooit meer een bestelling vergeet in te geven.
Reservatiesoftware
Als restaurant wilt u geen neen verkopen, laat staan reservaties annuleren. Via reservatiesoftware voorkomt u niet alleen dat tafels dubbel geboekt worden, maar ook dat klanten die reserveerden zouden moeten wachten. Reservatiesoftware houdt rekening met statistische gegevens en weet hoe lang klanten blijven plakken, weet hoeveel tafels er beschikbaar zijn en weet wanneer we de reservatie best inplannen. Het maakt het inplannen van de reservaties eenvoudiger en het voorkomt dat uw klanten ontevreden zijn.
Waarop letten? Het handigste is het wanneer het bij de reservatiesoftware mogelijk is om een digitale plattegrond van uw restaurant in te geven. Door uw zaalindeling in de software in te geven en vooraf het systeem te leren welke tafelcombinaties er mogelijk zijn, helpt het systeem op basis van de reservaties de ideale zaalindeling te bepalen.
Personeelssoftware
Personeel is onmisbaar voor uw restaurant, zowel in de keuken als in de zaal. Dat zij enige flexibiliteit aan de dag moeten leggen, is eveneens typerend voor wie werkt in de horeca. Anderzijds is het maar eerlijk dat u hen correct inplant, dat iedereen eens de kans krijgt om op tijd te stoppen en dat u hun overuren netjes betaalt. Via personeelssoftware houdt u alles mooi bij en krijgt u inzicht in de prestaties van uw medewerkers. Daarnaast kunt u de uren eenvoudig exporteren naar uw administratie.
Waarop letten? Zorg er in elk geval voor dat het mogelijk is om de uren bij te houden en na te gaan of het personeel wel nog overuren mág doen. Indien nodig maakt u gebruik van urenregistratiesoftware en andere HR-tools.
Bezorgsoftware
Deze software heeft u natuurlijk alleen nodig indien u ook aan huis gaat leveren. Bezorgsoftware maakt het duidelijk waar bestellingen heen moeten, niet alleen door het adres weer te geven maar door het ook meteen te koppelen met Google Maps. Daarnaast gaat het slim om met verschillende bestellingen en kan het automatisch trajecten samenstellen waarbij verschillende leveringen plaatsvinden.
De betere bezorgsoftware maakt het mogelijk om uw bezorgers live te volgen via zogenaamde GPS-trackers. Dit helpt een oogje in het zeil te houden en is ook een meerwaarde bij discussies vanwege de klant.
Waarop letten? Naast de bezorgsoftware moet het voor de bezorgers ook mogelijk zijn om eenvoudig af te rekenen, waardoor ook zij toegang moeten krijgen tot de kassasysteemsoftware. Op die manier kunt u plaatselijke afrekeningen ook automatisch in uw administratie verwerken. Indien het aantal bezorgingen beperkt is, kunt u natuurlijk een doe-maar-gewoon-dan-doet-u-al-gek-genoeg-houding aannemen en de klant vooraf laten betalen of het gewoon nadien even in uw kassa verwerken.
Rapportagesoftware
Rapportagesoftware wordt door restaurants nog vaak vergeten, terwijl de inzichten die het verschaft echt wel een must zijn. Rapportagesoftware geeft aan welke gerechten op welk moment van de dag, de week of het jaar het best verkopen. Het leert ons waar de grootste winstmarge ligt, welke voorraden we moeten aanschaffen en welke desserts we maar beter schrappen. U kunt dan misschien wel veel met de hand bijhouden, maar tegenwoordig legt rapportagesoftware veel slimme verbanden en zijn er zelfs systemen die de gevolgen van beslissingen simuleren op basis van uw input. Dit is zo goed als onmogelijk om zelf te bedenken en berekenen en net daarom heeft u goede rapportagesoftware nodig.
Waarop letten? U wilt ten allen tijde voorkomen dat u op het einde van de shift handmatig alle gegevens moet ingeven. Voor rapportagesoftware is het echt wel cruciaal dat u het eenvoudig kunt verbinden met andere softwaresystemen zoals het kassasysteem, de reservatiesoftware, de personeelssoftware en de bezorgsoftware.
Boekhoudsoftware
Zoals elke andere onderneming heeft ook uw restaurant goede boekhoudsoftware nodig. Het maakt uw administratie eenvoudiger en genereert automatisch de nodige documenten voor de btw-administratie of de belastingaangifte.
Waarop letten? Het is belangrijk dat u kiest voor boekhoudsoftware voor de horeca, zeker wanneer u bijvoorbeeld onder de bijzondere btw-regels valt voor all-you-can-eat-restaurants. Ook een koppeling met de andere softwaresystemen is cruciaal. Vergelijk boekhoudprogramma’s en ga de verschillende mogelijkheden na.
Voorraadbeheersoftware
Net zoals alle andere ondernemingen moet u ook steeds weten welke producten u voorradig heeft en waar ze zich bevinden. Via goede voorraadbeheersoftware ontdekt u wanneer u opnieuw bestellingen moet plaatsen en voorkomt u dat u in de problemen komt.
Waarop letten? Kies voor voorraadbeheersoftware voor in de horeca. Op die manier kunt u producten gedetailleerd volgen en rekening houden met vervaldata. Het voorkomt dat u bepaalde voorraden niet gebruikt en moet weggooien. In het slechtste geval kunt u restjes dan nog even aanbieden via platformen als ToGoodToGo.
