Hoewel een vzw geen winstoogmerk heeft, is het wel zo dat ze inkomsten en uitgaven hebben en een boekhouding moeten bijhouden. Per slot van rekening heeft een vzw nog steeds een aantal administratieve verplichtingen. Zo moet een vzw niet alleen een boekhouding bijhouden, maar ook een jaarrekening opmaken en neerleggen. De exacte regels zijn wel afhankelijk van de grootte van de vzw en dat heeft ook gevolgen voor de te gebruiken boekhoudsoftware. We leggen het een en ander voor u uit.
Boekhouding voor de kleine vzw met vereenvoudigd schema
We spreken van een kleine vzw wanneer de vzw gedurende twee achtereenvolgende boekjaren niet meer dan één van de volgende criteria overschrijdt:
- € 1.337.000 bezittingen / schulden
- € 334.500 recurrente ontvangsten (excl. btw)
- Jaargemiddelde van max. 5 werknemers
Deze kleine vzw’s mogen een eenvoudige boekhouding voeren. Dit is de meest eenvoudige boekhouding die er is. Zo volstaat het om enkel de inkopen, verkopen en financiële transacties te noteren, zonder zich zorgen te moeten maken over grootboekrekeningen en dergelijke meer. Een aankoopboek, verkoopboek, financieel dagboek en een inventarisboek volstaan. De boekhouding is voldoende eenvoudig om met een beperkte basiskennis de boekhouding zelf te voeren en om geen beroep te doen op een boekhouder. Het blijft wel aangeraden om een boekhoudprogramma te gebruiken, maar deze boekhoudprogramma’s zijn over het algemeen wel flink goedkoper. In sommige gevallen kan het natuurlijk nog steeds wenselijk zijn om advies in te winnen bij een boekhouder of accountant.
Deze kleine vzw’s stellen een jaarrekening op die ze neerleggen bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank.
Boekhouding voor de micro-vzw
Voor de micro-vzw’s gelden andere regels. Ook hier mag er aan niet meer dan één criterium voldaan zijn gedurende twee opeenvolgende jaren:
- Jaargemiddelde personeelsbestand: 10 FTE’s
- Jaaromzet: € 700.000 (excl. btw)
- Balanstotaal: € 350.00
In tegenstelling tot de kleine vzw moet de micro-vzw een dubbele boekhouding voeren. Een dubbele boekhouding is complexer omdat elke transactie of elke mutatie op twee verschillende manieren moet worden verwerkt, namelijk aan de creditkant en aan de debetkant. Elke verrichting heeft dus een tegenverrichting. Ook hier kan er mits de nodige basiskennis veel bereikt worden met een goed boekhoudprogramma, vooral omdat deze programma’s werken met invulschermen zodat er niet over de grootboekrekeningen hoeft te worden nagedacht.
Micro-vzw’s moeten hun jaarrekening, volgens het micro-schema, bij de Nationale Bank van België indienen. De nieuwste modellen zijn echter pas in september 2020 gepubliceerd, waardoor er voor de jaarrekening van 2019 nog uitzonderlijk met de oude modellen mocht worden gewerkt.
Kleine vzw’s met een verkort schema
We spreken van een kleine vzw met verkort schema wanneer er maximaal één criterium overschreden is gedurende twee achtereenvolgende boekjaren. Daarvoor kijkt men naar volgende criteria:
- Jaargemiddelde personeelsbestand: max. 50 FTE’s
- Jaaromzet: € 9.000.000 (excl. btw)
- Balanstotaal: € 4.500.000
Ook deze vzw’s werken met een dubbele boekhouding. Zij moeten hun jaarrekening (verkort schema) bij de Nationale Bank van België neerleggen.
Boekhouding voor de andere dan kleine vzw’s
Wanneer een vzw niet onder een van bovenstaande categorieën valt, spreken we van een “andere dan kleine vzw”. In de literatuur durft men het gemakshalve ook wel eens een grote vzw te noemen. Deze andere dan kleine vzw’s moeten een volledige, dubbele boekhouding voeren en hun jaarrekening volgens het volledig schema opstellen. Hun jaarrekening moeten ze indienen bij de Nationale Bank van België.
Boekhoudsoftware voor vzw’s vinden
Op deze website vindt u eenvoudig boekhoudsoftwareleveranciers terug. Zij hebben ook goede boekhoudsoftware voor vzw’s, ongeacht of het nu gaat om kleine of om grote vzw’s. Maak nu de vergelijking en vraag gratis proefaccounts voor boekhoudsoftware aan.
