De klassieke factuur liet zich netjes afdrukken en met een postzegel verzenden. Later werd dit een pdf’je dat via de digitale post werd verzonden. Vandaag de dag kan software steeds vaker met elkaar communiceren, waarbij de zogenaamde e-factuur een belangrijke rol speelt. Toch is de ene e-factuur de andere niet, aangezien er talloze verschillende e-factuurformaten zijn die veelvuldig worden gebruikt. Bij het kiezen van facturatiesoftware of boekhoudsoftware is dat zeker iets om rekening mee te houden, want u wilt natuurlijk niet dat geen enkele klant uw e-factuur kan inlezen. Hieronder benoemen we de belangrijkste e-factuurformaten en geven we aan waar u op moet letten.
UBL (Universal Business Language)
De meeste Europese facturatie- of boekhoudsoftware zal geen probleem hebben met het UBL-formaat. Het is uitgegroeid tot de standaard in Europa, maar er zijn wel verschillende versies op de markt. De Belgische overheid koos bijvoorbeeld voor de subset e-FFF die gebaseerd is op UBL 2.0, maar dit kende mede door de hoge kostprijs geen succes. De Nederlandse overheid maakt wel gewoon gebruik van UBL 2.0 en tussen bedrijven onderling is UBL altijd wel een goede keuze. Voor Belgische bedrijven is e-FFF- en UBL-ondersteuning in elk geval onmisbaar.
EN 16391-1:2017
Dit is een Europese norm waarbij de kern van elektronische facturen werd vastgelegd. Het is speciaal gemaakt voor sector- en grensoverschrijdende handel met de publieke of private sector in Europa. Steeds meer softwarepakketten ondersteunen deze Europese norm waardoor het vooral bij transacties met andere Europese landen een interessante standaard is.
HR-XML
Het formaat HR-XML of HR Open Standards wordt voornamelijk gebruikt als internationale standaard binnen uitzendorganisaties. Hierop zijn wel tal van geïmplementeerde versies ontwikkeld zoals het Nederlandse SETU. In de praktijk is het HR-XML-formaat vooral relevant voor bedrijven die tijdelijk werken met expats.
GS1 XML Invoice 3.0
Deze standaard wordt voornamelijk gebruikt in de retailsector, de bouw en de logistiek. Het is een onderdeel van de GS1 eCom-standaarden en is ook gewoon op XML gebaseerd. Het is niet alleen geschikt voor het overdragen van factuurinformatie, maar staat ook andere informatieoverdracht toe, bijvoorbeeld met betrekking tot het logistiek proces en waar de zending zich bevindt.
Welk e-factuurformaat heb ik nodig?
Naast bovenstaande e-factuurformaten zijn er nog talloze varianten op de markt, zoals ISO20022 Financial Invoice voor de financiële sector of UN/EDIFACT van de Verenigde Naties. Het is dus niet echt eenvoudig te zeggen welke factuurformaten uw facturatie- en boekhoudsoftware dient te ondersteunen want veel is nu eenmaal afhankelijk van uw sector en de software die door uw klanten of leveranciers wordt gebruikt. De UBL 2.1- en e-FFF-standaarden mogen hoe dan ook niet ontbreken. Eventueel kunt u ook conversietools gebruiken, bijvoorbeeld om inkomende PDF-facturen om te zetten naar de UBL 2.1-standaard.
Automatische omzetting van bestandstypes
Steeds vaker herkent boekhoudsoftware verschillende standaarden die het moeiteloos kan verwerken. Indien dat niet het geval is kunt u een integratietool gebruiken die vooraf de binnenkomende documentenstroom converteert naar een standaard die wel kan worden gelezen door de boekhoudsoftware. Er zijn verschillende leveranciers die dergelijke integratietools aanbieden. Uiteraard zijn ze financieel enkel interessant wanneer u dagelijks tientallen of honderden documenten moet verwerken.
