Over het algemeen biedt facturatiesoftware drie manieren aan om te factureren, namelijk papieren facturatie, digitale facturatie of elektronische facturatie. Vooral die laatste twee facturatiemethoden brengen nogal eens verwarring met zich mee. Hoe dan ook is het zeker niet zo dat één facturatiemethode de beste oplossing is. Vaak zien we dat verschillende klanten verschillende facturatiemogelijkheden vergen. Hieronder leggen we het een en ander voor u uit.
Digitale facturatie
Bij digitale facturatie of e-facturatie maakt uw facturatiesoftware een digitale factuur aan, bijvoorbeeld in een pdf-formaat. Het enige wat u nog hoeft te doen, is de pdf aan uw klant bezorgen. De voorwaarde is natuurlijk wel dat uw klant met digitale facturatie akkoord ging. Zo’n akkoord kan stilzwijgend worden verleend, maar het staat u vrij om ook bestaande klanten aan te moedigen om over te stappen naar digitale facturatie. Dat laatste doet u bijvoorbeeld door hen een korting te beloven, net zoals u dat misschien al dat bij domiciliëringsopdrachten.
Het enige wat u in principe hoeft te doen, is de factuur aan de klant bezorgen. U kunt dit echter eenvoudig automatiseren en facturen automatisch door de facturatiesoftware laten verzenden, net zoals dit het geval is voor bijvoorbeeld betalingsherinneringen. Niet alle facturatiesoftware kan hier echter mee overweg dus vergelijken loont.
Papieren facturatie
Papieren facturatie vertoont in principe veel gelijkenissen met de digitale facturatie. Net zoals bij digitale facturatie maakt u even een pdf. Nu hoeft u de pdf enkel nog naar de printer te sturen en vervolgens de geprinte factuur aan de klant te bezorgen, bijvoorbeeld via de post. Op papier factureren wordt vooral toegepast bij consumenten omdat zij nu eenmaal dat keuzerecht hebben. Zo mag een consument, bijvoorbeeld omdat hij helemaal niet met een computer kan werken, digitale facturen weigeren. Voor consumenten mag u voor papieren facturen bovendien geen extra kosten aanrekenen. Deze regels gelden uiteraard niet voor B2B-facturatie waar dat wel het geval is.
Hoewel papieren facturatie omslachtiger lijkt, zijn er wel degelijk mogelijkheden tot automatisering. Zo is er bijvoorbeeld Click & Post van bpost waarmee u databestanden aan bpost doorgeeft en waarbij bpost instaat voor het drukwerk, de frankering en de verzending.
Elektronische facturatie
Ten slotte is er nog een derde optie die we elektronische facturatie of M2M-facturatie (Machine to Machine) noemen. Dit gaat nog iets verder dan digitale facturatie omdat de volledige verwerking elektronisch verloopt. Bij digitale facturatie moet de klant nog het een en ander handmatig verwerken, maar bij elektronische facturatie verloopt dat ook automatisch. Dat levert enkele voordelen op. Facturen worden door de software van de klant automatisch ingelezen, menselijke fouten zijn niet mogelijk enzovoort. In de praktijk blijft het wel noodzakelijk dat iemand de factuur nog even controleert en goedkeurt, maar meer werk is het voor de ontvanger niet. Onder andere de overheid, dat werkt met het PEPPOL-formaat, maakt gebruik van elektronische facturatie om de administratiekosten te beperken.
Om elektronisch te factureren moet u natuurlijk wel degelijke facturatiesoftware in huis halen, liefst dan nog met een aantal extra integratiemogelijkheden. Daarom raden wij aan om facturatiesoftware te vergelijken. Hiervoor hebben we een speciale vergelijkingstool ontwikkeld. Ontdek nu welke facturatiesoftware de beste is voor uw onderneming.
