Wanneer u een factuur opstelt, moet het natuurlijk duidelijk zijn wat u factureert en waarom u dat doet. Maar daarnaast legt ook de fiscus een aantal verplichtingen op. Dat uiteraard met als doel om de controle eenvoudiger te maken. Bij overtredingen zwaait diezelfde fiscus dan ook graag met boetes en verhogingen. Wat er nu allemaal op de factuur moet staan? Dat leest u hier.
Verplichte opschriften en vermeldingen
Het moet duidelijk en onomwonden om een factuur gaan. Daarom moet het woord ‘factuur’, net zoals het bijhorend volgnummer en de factuurdatum, op de factuur terug te vinden zijn. Indien het gaat om een vervolgfactuur, moet de factuur bovendien naar voorgaande facturen verwijzen.
In sommige gevallen moet de factuur over extra vermeldingen beschikken:
- Intracommunautaire verlegging met verlegging btw: “BTW verlegd”;
- Toepassing van self-billing: “Factuur uitgereikt door afnemer”;
- Genieter van de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen: “Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk”;
- Vrijgestelde export van goederen buiten de EU: “Vrijgestelde handeling – Uitvoer”
- Toepassing van de margeregeling bij gebruikte goederen: “Bijzondere regeling – gebruikte goederen”;
- Toepassing van de margeregeling bij kunstvoorwerpen: “Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”;
- Toepassing van de margeregeling bij verzamelingen of antiquiteiten: “Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”;
- Duplicaatfacturen: “Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur”. Vermeld in dit geval ook de datum van de uitreiking van het duplicaat en plaats uw handtekening op de duplicaatfactuur.
Identificatie van de partijen
De factuur moet het identificeren van de betrokken partijen eenvoudig maken. Daarom dient de factuur steeds de gegevens van uw onderneming (btw-nummer, naam onderneming, adres maatschappelijke zetel, bankrekeningnummer en de zogenaamde RPR-vermelding) en van die van de tegenpartij (naam onderneming, adres maatschappelijke zetel en btw-nummer) te bevatten.
Identificatie van de belastbare handeling
Voor de fiscus moet het steeds duidelijk zijn waarop de factuur betrekking heeft. Enkel zo kan de fiscus nagaan of de inkomsten correct werden aangegeven en of er voldoende btw werd gefactureerd. Daarom moet de factuur over een gedetailleerde beschrijving beschikken en moet ook de hoeveelheid concreet zijn weergegeven. De prijs en het gefactureerd btw-tarief zijn eveneens noodzakelijk, net zoals het totaalbedrag excl. en incl. btw.
Bijzondere vermeldingen
In een aantal gevallen moet de factuur ook van bijzondere vermeldingen voorzien zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval voor reisbureaus, maar ook voor verkopers van voertuigen. Indien u factuursoftware gebruikt, is het dan ook belangrijk dat die software ook met dergelijke specifieke vermeldingen om kan gaan. Daarom raden wij steeds aan om ze goed met elkaar te vergelijken.
Vergelijk facturatiesoftware voor België
Omdat er verschillende wettelijke verplichtingen aan Belgische facturen zijn verbonden, gebruikt u maar beter niet zomaar eender welk facturatieprogramma. Bovendien moet de facturatiesoftware ook afgestemd zijn op de Belgische wetgeving. Nederlandse facturatieprogramma’s laat u daarom maar beter achterwege. Om het een en ander voor u eenvoudiger te maken, hebben wij een speciale vergelijkingstool voor facturatiesoftware ontworpen. Hiermee vindt u in een handomdraai facturatieprogramma’s die voldoen aan de Belgische facturatieregels.
