Een factuur is geen vrijblijvend document. De factuur wordt enerzijds gebruikt om de inkomsten en de verschuldigde btw aan te geven, terwijl het voor de medecontractant het omgekeerde doel dient. Omdat de factuur niet alleen bij nationale transacties wordt gebruikt, maar ook een internationaal document is, is het niet onlogisch dat er talloze regels zijn waar u rekening mee dient te houden. Hieronder hebben we het over de verplichte vermeldingen die een factuur, al naargelang het geval, dient te bevatten.
Verplichte identificatiegegevens op de factuur
Elke factuur moet een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Het gaat om de datum van de uitreiking van de factuur, het volgnummer (conform het boek voor uitgaande facturen) en de eigen gegevens, namelijk:
- De eigen naam of maatschappelijke benaming (vennootschap)
- Het eigen adres van de administratieve of maatschappelijke zetel
- Het eigen btw-identificatienummer
- Indien een inschrijving in een handels- of ambachtsregister vereist is, het inschrijvingsnummer.
Daarnaast moet de factuur ook steeds de gegevens van de tegenpartij bevatten:
- Naam van de tegenpartij
- Het adres van de tegenpartij
- Het btw-identificatienummer van de tegenpartij
Verplichte factuurvermeldingen aangaande de gefactureerde goederen of diensten
De factuur moet altijd duidelijk maken welke goederen of diensten werden geleverd. Het KB nr. 1 van 29 december 1992 bepaalt dan ook dat u hierbij de “gebruikelijke benaming” op de factuur dient te vermelden. Daarnaast moet u ook het aantal vermelden en alle andere gegevens die noodzakelijk zijn om het toepasselijk btw-tarief te bepalen.
Hieraan koppelt u vervolgens een tarief. Per tarief dient u de maatstaf van heffing en de elementen waaruit het is samengesteld te vermelden. Er dient ook een vermelding te volgen van de verschillende btw-tarieven en per tarief het bedrag van de btw.
Wanneer het gaat om de levering van voertuigen gelden er een aantal andere verplichte vermeldingen, afhankelijk van het type voertuig:
- Het merk
- Het model
- Het jaartal
- De cilinderinhoud
- De motorsterkte
- Het carrosseriemodel
- Het chassisnummer
- De datum waarop het voertuig voor het eerst in het verkeer werd gebracht
- De bootlengte en het aantal vaaruren bij boten
- Het totale gewicht van vliegtuigen bij het opstijgen, net als het aantal vlieguren
Bij werken aan motorvoertuigen is het ten slotte verplicht om de nummerplaat van het voertuig te vermelden, tenzij wanneer het louter gaat om het wassen van het voertuig.
Verplichte factuurvermeldingen bij buitenlandse klant
Indien het gaat om een medecontractant in een andere lidstaat en indien het gaat om bemiddelingsdiensten of intracommunautair vervoer, moet het btw-identificatienummer van de buitenlandse tegenpartij eveneens op de factuur vermeld worden. Bij een intracommunautaire overbrenging is het bovendien verplicht om de exacte locatie, waarnaar de goederen werden overgebracht, op de factuur te vermelden. Indien het dan weer gaat om de vereenvoudigingsbepaling voor driehoeksverkeer moet u ook de eigen btw-identificatiegegevens waaronder u in het buitenland bent geïdentificeerd op de factuur vermelden.
Facultatieve vermelding voor sommige ondernemingen
Wanneer ondernemingen geregeld voor meer dan € 1.000.000,- intracommunautaire goederen invoeren of voor meer dan € 1.500.000,- intracommunautaire goederen uitvoeren, moeten zij maandelijks statistieken aan de Dienst Statistiek Buitenlandse Handel overmaken. Voor deze ondernemingen wordt aangeraden om volgende facultatieve vermeldingen op de factuur op te nemen en zo de Intrastat-aangifte eenvoudiger te maken:
- De identificatiecode van het goed
- Het nettogewicht in kilo en de bijkomende eenheden, zoals het aantal stukken, m², m³, liters etc.
- De lidstaat van bestemming
- Het vermoedelijk vervoermiddel
- De plaats van de lading indien het gaat om vervoer over zee
- De aard van de transactie
- De leveringsmodaliteiten.
Andere verplichte factuurvermeldingen
In sommige gevallen legt de wetgever ook andere verplichte btw-vermeldingen op, voornamelijk wanneer er een bijzonder btw-regime van toepassing is. Dat is bijvoorbeeld het geval bij self-billing (“Factuur uitgereikt door afnemer”) of indien de bijzondere regeling voor kunstvoorwerpen van toepassing is (“Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”). Hieronder een overzicht van alle eventueel verplichte factuurvermeldingen:
| · “Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting; btw niet toepasselijk”
· “De belasting verschuldigd door de medecontractant: artikel 51, § 2 van het WBTW” · “De belasting verschuldigd door de medecontractant: artikel 20 van het KB nr. 1 van 29 december 1992” · “Btw verlegd” · “Bijzondere regeling – reisbureaus”
|
· “Factuur uitgereikt door afnemer”
· “Bijzondere regeling – gebruikte goederen” · “Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen” · “Btw wanneer het stuk dat geldt als factuur wordt opgemaakt door de koper en de btw door deze laatste wordt gestort aan de Staat” · “Btw te storten aan de Staat door de leverancier of de dienstverstrekker en stuk ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen onder nummer:”, gevolgd door het volgnummer
|
Correct opstellen van factuur niet eenvoudig
Een binnenlandse factuur opstellen lukt nog net in Excel, maar bij transacties naar het buitenland of bij bijzondere btw-regelingen gelden er vaak talloze extra vermeldingen. Het vergeten van zo’n melding kan daarbij nare gevolgen hebben. Wanneer u facturatiesoftware gebruikt, worden de juiste btw-vermeldingen automatisch op de factuur weergegeven. Hierdoor voldoen uw facturen altijd aan de vereisten die de fiscus eraan stelt. Raadpleeg nu onze vergelijkingstool voor facturatiesoftware en vergeet nooit een verplichte factuurvermelding.
