E-invoicing, of elektronische facturatie, is een proces waarbij facturen digitaal worden opgesteld, verzonden en verwerkt. Vanaf 1 januari 2026 wordt het voor alle belastingplichtige ondernemingen in België verplicht om hun B2B-facturen elektronisch te versturen. Deze verplichting geldt niet voor facturen aan consumenten. Deze maatregel is onderdeel van een bredere Europese regelgeving die onder meer tot doel heeft de efficiëntie van facturatieprocessen te verhogen. E-facturen moeten voldoen aan de UBL-norm (Universal Business Language), wat zorgt voor gestandaardiseerde en automatisch verwerkbare facturen. Een PDF-factuur voldoet niet aan de eisen. Het blijft wel toegestaan om naast een e-factuur een PDF-factuur mee te sturen.
De transitie naar e-invoicing: een uitdaging en opportuniteit
De overstap naar elektronische facturatie lijkt misschien een grote uitdaging, vooral voor kleinere ondernemingen die nog voornamelijk met papieren facturen of eenvoudige digitale formaten zoals PDF werken. Het brengt echter ook aanzienlijke voordelen met zich mee, zoals kostenbesparing, minder administratieve lasten, snellere betalingen en minder fouten in de facturatie. Deze overstap is dus niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om uw bedrijfsprocessen te moderniseren en efficiënter te maken. Juridisch gezien heeft een e-factuur in ieder geval dezelfde bewijswaarde als een klassieke factuur of een digitale factuur.
Overstappen naar e-invoicing
De nieuwe regels gelden vanaf 1 januari 2026 en dit voor alle ondernemingen, ongeacht hun omzet. De federale overheid heeft hierbij gekozen voor het PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement Online), een internationale standaard voor het ontvangen, verwerken en verzenden van elektronische facturen. Via een eenmalige registratie bij een compatibele access point is het mogelijk om zich aan te sluiten op het netwerk. Ondernemingen hebben nog de nodige tijd om de voorbereidingen te treffen.
De voorbereiding op e-invoicing vereist een grondige evaluatie van uw huidige facturatie- en boekhoudsystemen. U moet mogelijk uw systemen upgraden of overstappen op een nieuw softwarepakket dat volledig voldoet aan de Europese normen. Begin hier tijdig mee, zodat u voldoende ruimte heeft om de nieuwe systemen te implementeren en uw medewerkers op te leiden. Verder is het belangrijk om goed te communiceren met uw leveranciers en klanten over de overstap naar e-invoicing.
E-invoicing met een facturatie- en boekhoudprogramma
Om aan de nieuwe regelgeving te kunnen voldoen, is het essentieel dat u over een geschikt factuur- of boekhoudprogramma beschikt. Deze software helpt niet alleen met het creëren van e-facturen in het juiste formaat, maar integreert deze ook naadloos in de boekhouding. Er zijn steeds meer programma’s die compatibel zijn met het PEPPOL-netwerk. Dankzij dergelijke facturatiepakketten maakt u snel een e-factuur zonder dat u een e-ID nodig hebt. De dienstverleners bieden ook een goede ondersteuning en er is de mogelijkheid om facturen op te volgen. Dit staat u met andere woorden toe om gebruiksvriendelijk en efficiënt te werken. Er zijn erg veel opties op de markt. Het is sterk aan te raden om deze te vergelijken en uit te proberen. U kunt ook contact opnemen met deze aanbieders om de mogelijkheden na te gaan en u voor te bereiden op een digitale toekomst.
