Het correct documenteren van uw project is niet alleen van cruciaal belang voor een gestroomlijnde uitvoering. Het zorgt er ook voor dat u eenvoudiger informatie kunt verstrekken over het project en dat u de projectresultaten beter kunt presenteren. Het maakt het bovendien eenvoudiger om bij toekomstige projecten terug te kijken naar de eerdere bevindingen. Het kan een uitdaging zijn om te weten welke informatie moet worden vastgelegd en hoe deze moet worden gedocumenteerd. Daarom presenteren wij een uitgebreide gids met best practices voor effectieve projectdocumentatie.
Begrijp het belang van documentatie
Het belangrijkste aspect van projectdocumentatie is het begrijpen van het waarom erachter. U documenteert niet alleen voor de huidige behoeften, maar ook voor de toekomst. Uw documentatie kan dienen als een blauwdruk voor toekomstige projecten of als een referentiepunt bij het oplossen van onvoorziene problemen.
Start vanaf dag één
Begin met documenteren vanaf de allereerste projectvergadering. Door notities en beslissingen vanaf het begin vast te leggen, zorgt u ervoor dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien. Documenteer wanneer alles nog vers in het geheugen zit, zodat u geen vergissingen begaat en geen foute gegevens documenteert.
Gebruik gestandaardiseerde templates
Standaardisatie zorgt voor consistentie in uw documenten, wat resulteert in een goede toegankelijkheid en een beter begrip voor iedereen die de documenten raadpleegt. Of het nu gaat om vergadernotulen, projectplannen of statusrapporten, gebruik altijd templates. Het gebruik van templates voorkomt bovendien fouten en verstrooidheden.
Wees gedetailleerd, maar beknopt
Hoewel het belangrijk is om gedetailleerd te zijn, moet uw documentatie ook beknopt en direct zijn. Lange, ingewikkelde zinnen kunnen verwarring veroorzaken. Wees duidelijk over de belangrijkste punten en vermijd overbodige informatie. Eventueel kunt u werken met samenvattende intro’s die meteen de essentie samenvatten.
Houd verschillende versies bij
Elke keer dat een document wordt bijgewerkt, slaat u het op als een nieuwe versie en bewaart u de vorige versie(s). Dit zorgt ervoor dat u terug kunt gaan naar een eerdere versie als dat nodig is. Dit helpt bij het traceren van de evolutie van het project. Goede projectmanagementsoftware kan ook vorige versies bewaren.
Documenteer elke beslissing
Elke beslissing die wordt genomen, vooral indien deze beslissing afwijkt van het oorspronkelijke plan, moet in ieder geval worden gedocumenteerd. Neem op waarom deze beslissing wordt genomen. Dit helpt bij het achterhalen van de reden achter bepaalde acties, mocht er in de toekomst verwarring ontstaan.
Zorg voor toegankelijkheid
Uw documentatie moet voor alle teamleden gemakkelijk toegankelijk zijn. Overweeg om cloudopslag te gebruiken of een gecentraliseerd documentbeheersysteem om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de benodigde documenten. Op deze website vindt u goede projectmanagementsoftware in de cloud. Deze software is zeker te overwegen als u uw projectdocumentatie heel toegankelijk wilt houden.
Beveilig gevoelige informatie
Hoewel toegankelijkheid belangrijk is, is het ook essentieel om gevoelige projectinformatie te beveiligen. Zorg ervoor dat de vertrouwelijke documenten zijn beveiligd en alleen toegankelijk zijn voor degenen die ze nodig hebben. Goede projectmanagementsoftware zal over een goede beveiliging beschikken, maar weet dat het belang van een veilig wachtwoord en goed wachtwoordbeheer ook dan niet te onderschatten is.
Archiveer na de projectafsluiting
Zodra uw project is voltooid, moet u alle documentatie archiveren. Dit zorgt ervoor dat u in de toekomst gemakkelijk toegang heeft tot alle projectdetails. Bij sommige software kunt u bepaalde keywords aan het project toevoegen of kunt u het archiveren in specifieke mappen. Dit maakt het eenvoudiger om in de toekomst terug te blikken op relevante projecten.
