Data is het nieuwe goud. Niet alleen voor u, maar ook voor hackers en cybercriminelen. Informatie is van onschatbare waarde, want zonder klantgegevens en boekhoudkundige bestanden komt u al snel in de problemen. Maar stelt u zich eens voor dat u op een dag wakker wordt en alles is verdwenen! Klinkt angstaanjagend, toch? Daarom is het maken van back-ups geen overbodige luxe, maar een broodnodige noodzaak. Er kan namelijk veel verkeerd lopen, gaande van een brand in uw kantoor tot een hacker die al uw bestanden versleutelt en losgeld vraagt.
Belang van regelmatige back-ups
Het regelmatig maken van back-ups is om verschillende redenen belangrijk. Klantinformatie, transactiegegevens, contracten en uw boekhouding: deze informatie vormt de ruggengraat van uw onderneming. Als u dit verliest, moet u compleet van voren af aan beginnen om de administratie opnieuw samen te stellen. Dit vergt veel tijd en financiële middelen. De fiscus eist dat u uw financiële administratie voor een bepaalde periode bewaart. Als u deze gegevens verliest en niet kunt overleggen bij een controle, kunt u in de problemen komen. Klanten vertrouwen er bovendien op dat u hun gegevens veilig bewaart. Als er iets fout gaat, zoals een datalek of verlies van informatie, kan dit het vertrouwen schaden en uw zakelijke relaties in gevaar brengen. Er kan sprake zijn van imagoschade die maar moeilijk te herstellen is. En misschien ook van schadeclaims!
Aandachtspunten bij het maken van back-ups
U kunt back-ups lokaal opslaan, direct op uw computer of bedrijfsserver. Hoewel dit snel en eenvoudig is, moet u er rekening mee houden dat bij calamiteiten, zoals een brand, u alsnog alles kunt verliezen. Een alternatief hiervoor is het gebruik van een netwerkschijf binnen uw bedrijfsnetwerk of het opslaan van uw data op een externe harde schijf. Bij het gebruik van een externe harde schijf is het wel van belang om deze op een andere locatie te bewaren voor extra veiligheid.
Een steeds populairdere oplossing is het opslaan van data in de cloud. Hierbij bieden cloudopslagdiensten ruimte op hun servers, waardoor u altijd en overal toegang hebt tot deze informatie. Het is wel belangrijk om voor een betrouwbare cloudprovider te kiezen. Veiligheid is een topprioriteit, zeker als u kiest voor online back-ups. Zorg ervoor dat uw gegevens altijd versleuteld zijn, zodat ze niet in verkeerde handen vallen. Als u besluit om de informatie te bewaren bij een derde partij, is het essentieel om te informeren naar hun beveiligingsprotocollen en waar ze uw gegevens precies opslaan.
Software in de cloud en back-ups
Wanneer u kiest voor software die in de cloud draait, zoals veel moderne boekhoud- en CRM-systemen, geniet u vaak van het voordeel dat de cloudprovider automatische back-ups voor u maakt. Deze worden meestal op verschillende externe locaties opgeslagen, wat zorgt voor een extra laag van veiligheid en gemoedsrust. Hoe vaak men back-ups maakt, waar men deze bewaart en hoe ze worden beveiligd, verschilt van softwareleverancier tot softwareleverancier. Bovendien is men hier niet altijd even transparant over. Dit kan zeker iets zijn om op te letten indien u cloudsoftware vergelijkt.
