Er zijn verschillende gratis Word-sjablonen waarmee u eenvoudig een factuur maakt. De lay-out zit dan meteen goed en u hoeft vaak enkel nog maar even uw gegevens en het logo aan te passen en u heeft een kant-en-klaar sjabloon. Toch is facturen maken met Word helemaal geen goed idee. En wel om de volgende vier redenen.
# 1. Zelden voldoet de Word-factuur aan de fiscale eisen
Word-sjablonen worden niet per se gemaakt door fiscale experten. Desondanks moet uw factuur aan heel wat eisen voldoen of u riskeert problemen met de fiscus. Zelfs wanneer alle standaard factuurvermeldingen aanwezig zijn, zoals uw gegevens en de btw-nummers, kunt u nog steeds tegen problemen aanlopen. Gaat het bijvoorbeeld om een intracommunautaire levering of valt u onder de btw-vrijstellingsregeling ? Dan moet u een aantal extra zaken op uw factuur vermelden. De maker van dat sjabloon weet zo’n dingen natuurlijk niet allemaal en dus moet u er maar zelf voor zorgen dat u het goed doet.
Oplossing: Gebruik Belgische facturatiesoftware. Facturatiesoftware zorgt er automatisch voor dat uw facturen aan alle fiscale eisen voldoen.
# 2. Grotere kans op fouten
Als u een factuur maakt in Word moet u nog steeds alles handmatig ingeven. Btw-nummers, adressen, aantallen of geldbedragen zijn handmatig in te geven. Hierdoor neemt het risico op fouten toe. Dat kan niet alleen gevolgen hebben ten aanzien van de fiscus, maar het kan er ook voor zorgen dat u in de problemen komt met klanten. Een klant kan zo’n foute factuur bijvoorbeeld betwisten en weigeren te betalen. Het wordt al snel een ingewikkeld kluwen, waardoor u uiteindelijk pas later uw centen ziet. Voor uw cashflow is dat niet zo’n goede zaak.
Oplossing: Gebruik facturatiesoftware. Met facturatiesoftware kunt u klantgegevens of soms zelfs producten opslaan en hoeft u ze dus niet altijd handmatig in te geven. Hierdoor neemt de kans op fouten af.
# 3. Handmatig berekeningen maken is geen goed idee
Word is een goed programma om tekst te bewerken en om brieven van een mooie lay-out te voorzien. Voor het maken van berekeningen is het echter niet geschikt. Wie een beetje handig is in Word kan het natuurlijk wel doen, maar daarvoor moet u eerst een goede tabel opmaken, handmatig formules ingeven en telkens weer op F9 tikken als u iets aanpast. Handig is dat niet en ook hier loopt u het risico dat u eens vergeet te vernieuwen.
Oplossing: Een factuur in Excel heeft dit probleem niet en maakt de nodige berekeningen automatisch. Ook facturatiesoftware doet automatisch het nodige.
# 4. Handmatig verwerken is vragen om problemen
Heeft u uiteindelijk een factuur gemaakt, dan moet u de factuur ook nog eens afdrukken voor uw boekhouding of moet u deze digitaal bewaren. Zoals het een goed ondernemer beaamt, voorziet u ook een extra back-up. De factuur dient u vervolgens in uw boekhouding te verwerken. Omdat u alles nog eens handmatig moet verwerken, verliest u veel tijd en loopt u opnieuw een groter risico op fouten.
Oplossing: Gebruik facturatiesoftware die u met uw boekhoudsoftware kunt koppelen. Op die manier wordt de factuur automatisch in uw boekhouding verwerkt.
Facturatiesoftware vergelijken
U merkt dat facturen maken in Word geen goed idee is. Facturatiesoftware is dat daarentegen wel, maar dan wel op voorwaarde dat u goede facturatiesoftware gebruikt. Maak gebruik van onze vergelijkingstool voor facturatiesoftware en vind vandaag nog de facturatiesoftware die bij u past.
